Budynek zamieszkania zbiorowego (hotel, pensjonat, akademik, dom opieki)

Oto szczegółowy wykaz dokumentów niezbędnych przy sprzedaży lub zakupie budynku zamieszkania zbiorowego (hotel, pensjonat, akademik, dom opieki, motel, bursa itp.).

Transakcje tego typu mają charakter komercyjny i łączą w sobie obrót nieruchomością z funkcją operacyjno-biznesową. Zakres dokumentacji podzielono na kluczowe obszary.

Dokumenty wymagane od właściciela

1. Stan prawny i własnościowy nieruchomości

• Odpis z Księgi Wieczystej (KW) / Numer KW:
  • Weryfikacja Działu I-O (powierzchnia, przeznaczenie), Działu II (właściciel/użytkownik wieczysty), Działu III (ciężary, służebności przesyłu, prawa osób trzecich, wpisy do rejestru zabytków) oraz Działu IV (hipoteki).
• Podstawa nabycia nieruchomości:
  • Akt notarialny (umowa sprzedaży, aportu), decyzja administracyjna lub Akt Poświadczenia Dziedziczenia.
• Umowa użytkowania wieczystego i potwierdzenie opłat:
  • Jeśli grunt jest w użytkowaniu wieczystym – umowa, decyzja oraz zaświadczenie o braku zaległości w opłatach rocznych.
• Zaświadczenie o braku zaległości w podatku od nieruchomości i opłatach lokalnych:
  • Wydane przez urząd gminy/miasta (istotne ze względu na wysokie stawki podatku dla nieruchomości komercyjnych/działalności gospodarczej).
• Zaświadczenie z ZUS i US o braku zaległości podatkowych/składkowych sprzedającego:
  • Kluczowe, gdy sprzedającym jest podmiot gospodarczy (ochrona przed odpowiedzialnością subsydiarną ordynacji podatkowej).

2. Planowanie przestrzenne i geodezja

• Zaświadczenie z Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego (MPZP):
  • Potwierdzające przeznaczenie terenu pod usługi turystyki, zdrowia, oświaty lub zamieszkania zbiorowego (np. symbole UT, U, UZ).
• Zaświadczenie o braku MPZP / Decyzja o Warunkach Zabudowy (WZ):
  • Jeśli brak planu miejscowego – decyzja WZ, na podstawie której wzniesiono lub dostosowano obiekt.
• Wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej:
  • Ze Starostwa Powiatowego / Urzędu Miasta.
• Wypis z kartoteki budynków:
  • Potwierdzający ujawnienie budynku, jego funkcję (np. budynek zakwaterowania turystycznego / ochrony zdrowia) oraz powierzchnię użytkową/zabudowy.
• Zaświadczenie o braku obszaru rewitalizacji / Specjalnej Strefy Rewitalizacji:
  • Weryfikacja gminnego prawa pierwokupu.

3. Legalność budowlana, techniczna i Sanepid / PSP

Obiekty zamieszkania zbiorowego podlegają bardzo rygorystycznym normom technicznym i sanitarnym.

• Pozwolenie na budowę / Zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania:
  • Decyzje zatwierdzające projekt budowlany i zezwalające na budowę lub przekształcenie (np. z budynku mieszkalnego na pensjonat/dom opieki).
• Ostateczne pozwolenie na użytkowanie obiektu (PINB):
  • Potwierdzenie z Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego, że obiekt został dopuszczony do użytkowania w konkretnej funkcji (zamieszkania zbiorowego).
• Projekt budowlany wykonawczy oraz inwentaryzacja architektoniczno-budowlana:
  • Rzuty kondygnacji, przekroje, schematy instalacji, wykaz pokojów/pokoi i węzłów sanitarnych.
• Książka Obiektu Budowlanego (KOB):
  • Wraz z wpisami i aktualnymi protokołami rocznych oraz 5-letnich przeglądów technicznych (stan budowlany, instalacja elektryczna, odgromowa, gazowa, przewodów wentylacyjnych/kominowych).
• Opinia/Stanowisko Państwowej Straży Pożarnej (PSP):
  • Potwierdzenie spełniania wymogów ochrony przeciwpożarowej (klasyfikacja ZL II lub ZL V, drogi ewakuacyjne, systemy SAP, klapy dymowe, hydranty, instrukcja bezpieczeństwa pożarowego).
• Decyzja / Protokół odbioru Sanepidu (Państwowej Inspekcji Sanitarnej):
  • Zgoda na prowadzenie działalności w zakresie żywienia (jeśli obiekt posiada kuchnię/restaurację) oraz warunków higieniczno-sanitarnych zakwaterowania.
• Decyzje UDT (Urzędu Dozoru Technicznego):
  • Dopuszczenie do eksploatacji wind/dźwigów osobowych, towarowych, kotłów c.o. oraz instalacji ciśnieniowych.
• Świadectwo charakterystyki energetycznej:
  • Obowiązkowe przy sprzedaży dla całego budynku.

4. Specyficzne zezwolenia branżowe (zależnie od funkcji obiektu)

• Hotel / Pensjonat:
  • Decyzja Marszałka Województwa / Wójta / Burmistrza o zaszeregowaniu obiektu do odpowiedniej kategorii (np. gwiazdki hotelowe) i wpis do ewidencji obiektów hotelarskich.
  • Zezwolenia na sprzedaż alkoholu (koncesje A, B, C), jeśli sprzedawany jest działający obiekt z gastronomią.
• Dom opieki / Dom seniora:
  • Zezwolenie Wojewody na prowadzenie placówki zapewniającej całodobową opiekę (wpis do rejestru placówek).
  • Decyzja Sanepidu potwierdzająca brak barier architektonicznych i spełnienie wymogów sanitarno-bytowych dla osób niepełnosprawnych/podeszłego wieku.
• Akademik:
  • Zgłoszenie/wpis do odpowiednich rejestrów, ew. umowy patronackie lub porozumienia z uczelniami.

5. Umowy operacyjne, media i komercyjne

• Umowy z gestorami sieci i dostawcami medów:
  • Umowy na dostawę prądu (moc przyłączeniowa), gazu, wody, odprowadzanie ścieków, odbiór odpadów gabarytowych i medycznych (w domach opieki).
• Umowy najmu / Dzierżawy / Umowy z operatorami (Lease/Management Agreements):
  • Jeśli obiektem zarządza zewnętrzny operator (np. sieć hotelowa) lub są w nim wynajmowane lokale pod usługi (np. SPA, restauracja, fryzjer).
• Umowy rezerwacyjne / Umowy z serwisami (OTA):
  • Wgląd w systemy rezerwacyjne (Booking.com, Travelist) oraz umowy z biurami podróży/firmami.
• Ruchomości i wykaz wyposażenia (FF&E – Furniture, Fixtures & Equipment):
  • Protokół/Inwentaryzacja mebli, wyposażenia pokoi, kuchni gastronomicznej, pralni, pościeli i sprzętu elektronicznego przechodzącego na kupującego.

6. Dokumenty przedstawiane przez biuro nieruchomości klientowi do podpisania

Jeśli transakcję realizuje agencja nieruchomości, przygotowuje i przedkłada:

1. Umowa pośrednictwa (komercyjna):
   • Z uwzględnieniem specyfiki transakcji Asset Deal (sprzedaż nieruchomości) lub Share Deal (sprzedaż udziałów/akcji spółki właścicielskiej).
2. Umowa o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement):
   • Kluczowy dokument w obrocie obiektami komercyjnymi – podpisywany przed przekazaniem wrażliwych danych finansowych, operatów i ksiąg obiektu inwestorom.
3. Formularze AML / KYC:
   • Identyfikacja struktury własnościowej, Beneficjenta Rzeczywistego (UBO) oraz źródła pochodzenia kapitału.
4. Weryfikacja umocowania stron:
   • Aktualny odpis z KRS/CEIDG, uchwały Zgromadzenia Wspólników / Akcjonariuszy wyrażające zgodę na zbycie/nabycie nieruchomości (art. 228 KSH).
5. Umowa rezerwacyjna / List intencyjny (LOI – Letter of Intent):
   • Definiujący warunki okresu badania stanu nieruchomości (Due Diligence), wysokość kaucji/zadatku oraz harmonogram dojścia do transakcji.
6. Protokół zdawczo-odbiorczy obiektu:
   • Rozbudowany dokument określający stan liczników (medium wysoce kosztowe), przekazanie haseł do systemów rezerwacyjnych, kodów do systemów PPOŻ/monitoring oraz kluczy/kart magnetycznych.

Dodatkowe dokumenty

Poniżej znajduje się wykaz dodatkowych, specjalistycznych dokumentów:

1. Dokumentacja finansowa i operacyjna (Due Diligence biznesowym)

Jeśli kupujący przejmuje obiekt wraz z funkcjonującym biznesem (operatem):

• Raporty finansowe obiektu z ostatnich 2–3 lat:
  • Rachunek zysków i strat (RZiS), Bilans oraz wskaźniki operacyjne (np. RevPAR, ADR, Occupancy Rate dla hoteli/pensjonatów).
• Wykaz umów serwisowych i utrzymaniowych:
  • Umowy na obsługę systemów rezerwacyjnych i PMS (np. Profitroom, YieldPlanet), umowy na wywóz odpadów medycznych/niebezpiecznych (np. domy opieki), serwis wind, przeglądy PPOŻ, serwis klimatyzacji, monitoring, ochronę i sprzątanie.
• Wykaz stałych umów abonamentowych i licencji:
  • Umowy z ZAIKS, STOART, SAWP, ZPAV (prawa autorskie za odtwarzanie muzyki/TV w częściach wspólnych i pokojach).
  • Umowy na telewizję kablową/satelitarną oraz dostawców szybkiego internetu (istotne w akademikach i hotelach).

2. Kwestie pracownicze i ochrona środowiska

• Dokumentacja przejęcia zakładu pracy (art. $23^1$ Kodeksu pracy):
  • Jeśli wraz z obiektem przejmowany jest personel (kucharze, recepcjonistki, opiekunowie, personel sprzątający) – wykazy umów, akt osobowych i zobowiązań pracowniczych.
• Pozwolenia wodnoprawne i środowiskowe:
  • Pozwolenie wodnoprawne: Niezbędne, jeśli obiekt posiada własną oczyszczalnię ścieków, pobór wody z własnego ujęcia (studnia głębinowa) lub odprowadza wody opadowe do pobliskich cieków/zbiorników.
  • Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach: Wymagana przy większych kompleksach hotelowych lub obiektach usługowych.

3. Zaświadczenia z zakresu prawa pracy, Sanepidu i gastronomii

• Książeczki zdrowia / badania sanitarno-epidemiologiczne personelu:
  • Dotyczy personelu gastronomicznego oraz opiekuńczego (w domach seniora).
• HACCP i Dobre Praktyki Higieniczne (GHP/GMP):
  • Pełna dokumentacja systemu HACCP wraz z wpisami i audytami, jeśli w obiekcie funkcjonuje zaplecze gastronomiczne.

4. Prawa do marki, strony internetowej i domen

• Prawa do własności intelektualnej (IP):
  • Umowy cesji praw do logotypu, nazwy obiektu, znaku towarowego (np. świadectwo ochronne z Urzędu Patentowego).
• Cesje domen internetowych, kont social media i profilu Google Business:
  • Protokoły przekazania dostępu do stron WWW, profili w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram) oraz wizytówki Google Maps (kluczowe źródło pozyskiwania klientów).

5. Dokumentacja związana ze spłatą i finansowaniem

• Promesa bankowa / Zaświadczenie o stanie spłaty kredytu inwestycyjnego:
  • Jeśli sprzedający finansował budowę lub modernizację obiektu ze środków bankowych lub dotacji unijnych.
• Dokumentacja rozliczeniowa dotacji unijnych / środków z Funduszy:
  • Jeśli na budowę/remont pozyskano środki publiczne (weryfikacja tzw. okresu trwałości projektu – zazwyczaj 3–5 lat, w trakcie którego nie można zmienić przeznaczenia obiektu ani go zbyć bez zgody instytucji wdrażającej).

Dokumenty wymagane od pośrednika

Przy obrocie budynkiem zamieszkania zbiorowego (hotel, pensjonat, akademik, dom opieki), biuro nieruchomości przedkłada do podpisania klientom (Sprzedającemu, Kupującemu lub Inwestorowi) zestaw dokumentów uwzględniający komercyjny charakter transakcji oraz rygorystyczne wymogi prawne (ustawa o gospodarce nieruchomościami, ustawa o AML, RODO, Kodeks spółek handlowych).

1. Dokumenty nawiązujące współpracę (Przy przyjęciu oferty lub zlecenia poszukiwania)

• Umowa Pośrednictwa w Obrocie Nieruchomościami Komercyjnych:
  • Typ: Najczęściej umowa z klauzulą wyłączności.
  • Specyficzne klauzule: Wyraźne rozróżnienie formuły transakcji (Asset deal – zakup samej nieruchomości vs Share deal – zakup udziałów/akcji spółki), stawkę prowizji (procentowo od wartości transakcji + 23% VAT), wyznaczony czas trwania umowy oraz zakres obowiązków biura (marketing, organizacja procesu Due Diligence, weryfikacja dokumentacji).
• Pełnomocnictwo do reprezentacji urzędowej i gestorskiej:
  • Upoważnienie pośrednika do pozyskiwania w imieniu klienta zaświadczeń z urzędów (MPZP, PINB, Sanepid, PSP, ZUS, US) oraz od gestorów sieci (promesy dostaw mocy, wody, gazu).
• Formularze AML / KYC (Przeciwdziałanie praniu pieniędzy):
  • Ankieta tożsamości klienta biznesowego/prywatnego: Pobranie danych z dowodów osobistych/paszportów oraz dokumentów rejestrowych (KRS/CEIDG).
  • Oświadczenie PEP: Deklaracja o zajmowaniu stanowisk eksponowanych politycznie.
  • Formularz weryfikacji Beneficjenta Rzeczywistego (UBO): Obowiązkowe ustalenie i zweryfikowanie z Centralnym Rejestrem Beneficjentów Rzeczywistych osób fizycznych stojących za spółką.
• Klauzula informacyjna RODO oraz zgody marketingowo-promocyjne:
  • Informacja o przetwarzaniu danych oraz zgoda na publikację materiałów promocyjnych obiektu (zdjęcia, filmy z drona, rzuty, operaty) na portalach branżowych oraz w systemach wymiany ofert.

2. Dokumenty przedkontraktowe i udostępniania danych (Dla Inwestora / Kupującego)

Ze względu na to, że obiekty zamieszkania zbiorowego to często działające przedsiębiorstwa generujące wrażliwe dane finansowe, biuro stosuje rygorystyczną procedurę informacyjną:

• Umowa o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement):
  • Bezwzględnie wymagany dokument, który Inwestor/Kupujący podpisuje przed otrzymaniem operatu szacunkowego, Książki Obiektu Budowlanego, sprawozdań finansowych (RZiS, Bilans), wyników audytów Sanepidu/PSP czy umów z personelem i operatorami.
• Karta Prezentacji / Protokół udostępnienia dokumentacji inwestycyjnej:
  • Potwierdzenie wskazania obiektu inwestorowi oraz przekazania mu określonych pakietów danych, co zabezpiecza prawo pośrednika do prowizji.
• Oświadczenie o znajomości specyfiki i stanu techniczno-prawnego:
  • Pisemne potwierdzenie, że kupujący/inwestor zapoznał się ze stanem prawnym obiektu (np. wpis do rejestru zabytków, pozwolenie na użytkowanie pod konkretną funkcję, wymogi PPOŻ/Sanepid).

3. Dokumenty rezerwacyjne i uzgodnieniowe

• List Intencyjny (LOI – Letter of Intent) / Term Sheet:
  • Przygotowywany lub weryfikowany przez biuro dokument określający ramy transakcji: proponowaną cenę, wysokość opłaty rezerwacyjnej/wadium, harmonogram i zakres przeprowadzenia audytu Due Diligence oraz warunki zawieszające (np. uzyskanie kredytu inwestycyjnego, zgody organów antymonopolowych czy zgód korporacyjnych).
• Protokół z negocjacji / Protokół ustaleń transakcyjnych:
  • Podsumowanie wynegocjowanych warunków przed przekazaniem sprawy notariuszowi (podział opłat, kwestia podatku VAT/PCC, rozliczenie kaucji, cesje umów operacyjnych).

4. Dokumentacja przy przekazaniu obiektu (Po transakcji)

• Protokół Zdawczo-Odbiorczy Obiektu:
  • Wysoce rozbudowany dokument sporządzany przy udziale pośrednika.
  • Obejmuje: stany wszystkich liczników mediów, wykaz przekazywanych kluczy/kart magnetycznych, kodów dostępów do systemów (SAP, monitoring, PPOŻ), przekazanie fizycznej Książki Obiektu Budowlanego (KOB), haseł do systemów rezerwacyjnych (OTA/PMS) oraz protokół przekazania wyposażenia (FF&E).
• Faktura za usługę pośrednictwa i protokół wykonania umowy:
  • Potwierdzenie należytego wykonania czynności pośrednictwa oraz rozliczenie prowizji.