Lista dokumentów pośrednika

Wykonanie zawodu pośrednika w obrocie nieruchomościami wymaga prowadzenia uporządkowanej dokumentacji firmowej, klientowskiej oraz transakcyjnej.

Poniżej znajduje się kompletne zestawienie dokumentów, stosowane w codziennej działalności Biura Nieruchomości Yellow Space, podzielone na kategorie, które zapewniają pełną zgodność z przepisami prawa (m.in. Ustawą o gospodarce nieruchomościami, Kodeksem Cywilnym, RODO oraz Ustawą AML).

1. Dokumenty Firmowe i Formalno-Prawne Pośrednika

Dokumenty rejestrowe działalności:
Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC):
- Aktualna polisa ubezpieczenia OC pośrednika w obrocie nieruchomościami (obowiązkowa zgodnie z art. 179b Ustawy o gospodarce nieruchomościami)
- Potwierdzenie opłacenia składki OC
Dokumentacja RODO (Ochrona Danych Osobowych):
- Polityka Ochrony Danych Osobowych (PODO) oraz Polityka Bezpieczeństwa Informacji
- Oświadczenie o Zachowaniu Poufności i Ochronie Danych Osobowych NDA
- Procedura zarządzania naruszeniami ochrony danych osobowych
- Rejestr Naruszeń Ochrony Danych Osobowych
- Rejestr Czynności Przetwarzania (RCP)
- Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (np. z biurem rachunkowym, dostawcą systemu CRM, IT)
- Formularze Klauzul Informacyjnych RODO (dla sprzedających, kupujących, wynajmujących i najemców)
Dokumentacja AML (Przeciwdziałanie Praniu Pieniędzy i Finansowaniu Terroryzmu):
- Wewnętrzna Procedura AML dostosowana do profilu działalności biura
- Formularze oceny ryzyka klienta oraz transakcji (stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego)
- Rejestr transakcji powyżej progu ustawowego oraz transakcji podejrzanych
- Oświadczenia o statusie PEP (osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne)
- Potwierdzenia odbycia szkoleń z zakresu AML przez pośrednika i jego pracowników

2. Dokumenty Pracy z Klientem (Standardowe Formularze Biura)

Umowy Pośrednictwa:
Załączniki do Umów i Potwierdzenia Operacyjne:
- Karta Prezentacji Nieruchomości / Potwierdzenie Wskazania Adresu
- Protokół przekazania nieruchomości / Protokół zdawczo-odbiorczy (z numerami liczników i stanem wyposażenia)
- Formularze zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz zgód marketingowych
- Oświadczenie klienta-konsumenta o odstąpieniu od umowy (w przypadku umów zawieranych poza lokalem przedsiębiorstwa)
- Formularz zgłoszenia oferty / Karta nieruchomości (dane techniczne, prawne i finansowe lokalu)
- Protokół przekazania dokumentów i kluczy pod opiekę biura nieruchomości
- Protokół wykonania czynności pośrednictwa

3. Dokumenty Nieruchomości (Teczka Transakcyjna)

Do bezpiecznego przeprowadzania transakcji pośrednik zbiera i weryfikuje następujące dokumenty (w zależności od rodzaju nieruchomości i typu transakcji):

Tytuł prawny do nieruchomości:
- Odpis z Księgi Wieczystej (lub numer KW do weryfikacji elektronicznej)
- Podstawa nabycia nieruchomości (np. Akt notarialny sprzedaży, Akt poświadczenia dziedziczenia, Umowa darowizny, Umowa zamiany, Prawomocne postanowienie sądu o nabyciu spadku, Wniesienie nieruchomości jako aportu do spółki)
- Zgoda współmałżonka lub umowa majątkowa (intercyza) – jeśli nieruchomość wchodzi w skład majątku wspólnego małżonków.
- Zgoda sądu rodzinnego na sprzedaż – obligatoryjna, jeśli prawo do lokalu spółdzielczego przysługuje (choćby w części/spadku) osobie małoletniej.
- Pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego – jeśli sprzedaż realizowana jest przez pełnomocnika.
Spółdzielcze prawo do lokalu
- Zaświadczenie ze spółdzielni o prawie do lokalu (dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu)
- Przydział lokalu
- Umowa o ustanowienie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu wydana przez spółdzielnię
- Zaświadczenie ze spółdzielni o stanie prawnym gruntu pod budynkiem – absolutnie kluczowe, jeśli lokal nie ma jeszcze założonej Księgi Wieczystej. Jeśli grunt pod budynkiem jest nieuregulowany (np. spółdzielnia nie ma prawa własności ani użytkowania wieczystego do działki), założenie KW dla takiego prawa jest niemożliwe, a banki nie udzielą kredytu hipotecznego na taki lokal.
Dokumentacja techniczna i urzędowa:
- Świadectwo Charakterystyki Energetycznej (obowiązkowe przy sprzedaży i wynajmie)
- Wypis i wyrys z Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego (MPZP) lub Decyzja o Warunkach Zabudowy (WZ)
- Wyrys z mapy zasadniczej / Wyrys z mapy do celów projektowych
- Wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej (dla działek i domów)
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu
- Zaświadczenie potwierdzające, że nieruchomość nie jest objęta obszarem rewitalizacji ani prawem pierwokupu gminy
- Zaświadczenie z Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego (MPZP) lub decyzja o Warunkach Zabudowy (WZ) – określające dopuszczalny profil działalności gospodarczej w danej lokalizacji.
- Zaświadczenie o braku wpisu lokalu/budynku do Rejestru Zabytków – wydawane przez Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków, jeśli budynek znajduje się pod ochroną konserwatorską (co wiąże się z prawem pierwokupu i ograniczeniami budowlanymi).
- Polisa ubezpieczeniowa lokalu oraz budynku – Polisa ubezpieczenia od ognia i innych zdarzeń losowych lokalu (często z cesją praw na bank lub operatora). Informacja/Polisa OC operatora obiektu (potwierdzająca, że działalność hotelowa w obiekcie jest chroniona ubezpieczeniem od szkód wyrządzonych gościom).
Dokumenty finansowe i hipoteczne (jeśli dotyczy):
- Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego (art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn) Obligatoryjne, jeśli nieruchomość została nabyta w drodze spadku, zasiedzenia, nieodpłatnej darowizny lub zniesienia współwłasności po 1 stycznia 2007 r. (zaświadcza, że podatek został zapłacony lub należność się nie należała/przedawniła).
- Zaświadczenie z banku o wysokości zadłużenia hipotecznego oraz warunkach zwolnienia hipoteki (do spłaty)
- Promesa bankowa wykreślenia hipoteki po spłacie kredytu
- Zaświadczenie z banku kupującego (Promesa kredytowa / decyzja kredytowa) – Potwierdzenie przyznania środków na zakup nieruchomości.
- Zaświadczenie o braku zaległości w podatku od nieruchomości i opłacie za użytkowanie wieczyste
- Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych / czynszowych
- Zaświadczenie o braku zaległości w opłacie z tytułu przekształcenia użytkowania wieczystego we własność Wydawane przez Urząd Miasta/Gminy lub KOWR/starostwo, jeśli udział w gruncie pod budynkiem podlegał przekształceniu na mocy ustawy z 2018 roku.
- Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego (US) o braku zaległości podatkowych – kluczowe dla uniknięcia odpowiedzialności subsydiarnej.
- Zaświadczenie z ZUS/KRUS o braku zaległości w opłacaniu składek.
- Oświadczenie/Zaświadczenie dotyczące statusu podatnika VAT – informujące, czy sprzedaż lokalu podlega opodatkowaniu podatkiem VAT (np. stawką 23%), czy korzysta ze zwolnienia z VAT (art. 43 ustawy o VAT).
- Oświadczenie dot. statusu podatkowego VAT i reprezentacji: Oświadczenie klienta określające, czy działa jako czynny podatnik VAT oraz czy posiada uprawnienia do samodzielnej reprezentacji podmiotu (np. na podstawie KRS/CEIDG lub uchwały).

4. Dokumenty Finansowo-Księgowe i Finansowania Transakcji

Kwitariusze i potwierdzenia rozliczeń:
- Dowody wpłaty / odbioru gotówki (KP – Kasa Przyjmie, KW – Kasa Wyda)
- Faktury VAT lub rachunki za świadczone usługi pośrednictwa
Dokumenty uzgadniające warunki transakcji:

Powyższa lista obejmuje kluczowe dokumenty wymagane i stosowane w codziennej praktyce biura nieruchomości, jednak – patrząc z punktu widzenia pełnego bezpieczeństwa prawnego i skrajnych przypadków transakcyjnych – zestaw ten można rozbudować o kilka istotnych elementów.

Oto co warto do niego dołączyć, aby zestaw był w 100% kompletny:

1. Dodatkowe Dokumenty Pracy z Klientem i Wewn. Biura

Upoważnienia i Pełnomocnictwa:
- Pełnomocnictwo do reprezentowania klienta w urzędach, spółdzielniach, bankach czy u dostawców mediów.
- Upoważnienie do odbioru dokumentów (np. zaświadczeń z urzędu gminy/miasta).
Protokoły i Oświadczenia:
- Protokół zniszczeń / braku odbioru: Przydatny, gdy klient zgłasza zastrzeżenia przy odbiorze lokalu.
- Oświadczenie o braku roszczeń: Przy ostatecznym rozliczeniu transakcji najmu/sprzedaży.
- Karta Informacyjna Oględzin / Inwentaryzacyjna: Szczegółowa spisywana lista mebli, AGD i stanu technicznego przed wystawieniem oferty (często wraz z dokumentacją zdjęciową/wideo).

2. Specjalistyczne Dokumenty Nieruchomości (Przypadki Szczególne)

Dla lokali użytkowych i nieruchomości komercyjnych:
- Deklaracja o wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
- Pozwolenie na użytkowanie obiektu / Zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania.
- Decyzja środowiskowa (przy gruntach komercyjnych lub przemysłowych).
- Oświadczenia najemców o braku zaległości w czynszu.
- Pisemna zgoda zarządu spółdzielni mieszkaniowej na prowadzenie określonej działalności wymagana przez niektóre spółdzielnie, jeśli w lokalu ma być prowadzona działalność uciążliwa, gastronomiczna (w tym sprzedaż alkoholu) lub wymagająca ingerencji w części wspólne budynku (np. montaż klimatyzacji, szyldu czy czerpni powietrza na elewacji).
- Umowa przeniesienia praw z kaucji / Umowa przejęcia praw z gwarancji bankowej stosowana, gdy w lokalu przebywa najemca komercyjny, który wpłacił kaucję lub przedłożył gwarancję na rzecz dotychczasowego dysponenta prawa.
- Uchwała zgromadzenia wspólników / zarządu spółki wyrażająca zgodę na sprzedaż/zakup nieruchomości – jeśli stroną transakcji jest spółka z o.o. lub S.A., a wartość lokalu przekracza progi określone w Kodeksie spółek handlowych lub umowie spółki (art. 228 KSH).
- Umowa o podziale nieruchomości do korzystania (Quoad usum) – jeśli do lokalu użytkowego przynależy np. wydzielone miejsce postojowe, ogródek lub wyznaczona powierzchnia na elewacji pod reklamę.
- Zaświadczenie o samodzielności lokalu użytkowego wraz z rzutem kondygnacji i wypisem z kartoteki lokali.
- Decyzja o zmianie sposobu użytkowania – jeśli lokal został przekształcony (np. z lokalu mieszkalnego na usługowy, medyczny czy gastronomiczny).
- Protokoły i zaświadczenia Sanepid / PIP / Straży Pożarnej – jeśli lokal jest przystosowany do specjalistycznej działalności (gastronomia, ochrona zdrowia, edukacja).
- Umowa najmu oraz protokół przekazania – jeśli lokal jest aktualnie wynajmowany, a kupujący przejmuje najemców wraz z nieruchomością.
- Zgoda Wspólnoty Mieszkaniowej na sprzeda ż alkoholu / prowadzenie określonej działalności – uchwała wspólnoty, jeśli w lokalu ma być prowadzona np. gastronomia z koncesją na alkohol lub działalność uciążliwa.
- Umowa z operatorem / Umowa dzierżawy lub zarządzania (Operator Agreement) – Umowa regulująca warunki wynajmu pokoju/apartamentu operatorowi zarządzającemu całym obiektem.
- Porozumienie / Zgoda operatora na cesję umowy lub zmianę właściciela – Pismo lub aneks do umowy operatorskiej potwierdzające, że operator wyraża zgodę na przejście praw i obowiązków wynikających z umowy na nowego nabywcę (lub wystawia nową umowę dla nabywcy na tych samych warunkach).
- Rozliczenie dotychczasowych wypłat zysków / Czynszów dzierżawnych – Zestawienie dotychczasowych przychodów generowanych przez lokal, potwierdzające terminowość wypłat świadczeń przez operatora.
- Rzut lokalu i inwentaryzacja wyposażenia:
  - Rzut architektoniczny lokalu wraz z określeniem powierzchni użytkowej.
  - Protokół standaryzacji (standard wykończenia i mebli): Pokoje w condohotelach muszą spełniać określone wymogi kategoryzacyjne obiektu (np. wymogi dla hoteli 3*/4*/5* lub sieci hotelowej).
- Uchwały Wspólnoty Mieszkaniowej / Regulamin Obiektu – Określające wysokość zaliczek na utrzymanie części wspólnych (recepcja, basen, strefa SPA, restauracja, windy), zasady podziału kosztów mediów oraz regulamin porządkowy.
- Gwarancje i instrukcje do wyposażenia / sprzętu AGD i klimatyzacji – Dokumentacja kart gwarancyjnych na elementy wykończenia i sprzęt wchodzący w skład lokalu.
- Dokument własności / użytkowania miejsca postojowego lub komórki – Jeśli do lokalu condohotelowego przynależy miejsce w hali garażowej (odrębny lokal garażowy lub udział ze wskazaniem quoad usum) albo prawo do wyłącznego korzystania z miejsca parkingowego na terenie zewnętrznym.
- Operat szacunkowy (Rzeczoznawca majątkowy) – Wycena nieruchomości sporządzona przez uprawnionego rzeczoznawcę. Banki wymagają jej przy udzielaniu kredytu na lokal użytkowy/condo.
- Protokół Uzgodnień / Formularz Warunków Transakcji (Term Sheet) – Podsumowanie wynegocjowanych warunków transakcji, przekazywane następnie notariuszowi do przygotowania aktu (cena, termin przekazania, cesja umowy z operatorem, rozliczenie mediów i czynszu dzierżawnego).
- Oświadczenie o zapoznaniu się z dokumentacją inwestycyjną – Potwierdzenie przez kupującego, że otrzymał do wglądu i zapoznał się z umową operatorską/dzierżawy, regulaminem obiektu oraz zestawieniem kosztów eksploatacyjnych.
Dla nieruchomości gruntowych i domów:
- Dokumenty potwierdzające dostęp do drogi publicznej – wpis służebności przechodu i przejazdu w KW, udział w działce drogowej lub zaświadczenie z zarządu dróg o bezpośrednim dostępie.
- Decyzja o pozwoleniu na budowę lub zgłoszenie budowy (wraz z zaświadczeniem o braku sprzeciwu).
- Dziennik budowy (jeśli budowa jest w toku lub nie została formalnie odebrana).
- Decyzja o wyłączeniu gruntów z produkcji rolniczej (tzw. odrolnienie).
- Zaświadczenie / Weryfikacja KOWR (Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa):
  - Jeśli działka ma użytek rolny i powierzchnię powyżej 0,3 ha – KOWR przysługuje prawo pierwokupu.
- Umowy z dostawcami mediów (prąd, gaz, woda, kanalizacja) oraz protokoły zdawczo-odbiorcze liczników.
- Warunki techniczne przyłączenia mediów / Oświadczenia dostawców:
  - Zapewnienie dostaw energii elektrycznej (warunki przyłączeniowe od Enea/Energa/PGE/Tauron).
  - Zapewnienie dostaw wody i odbioru ścieków z zakładu wodociągów lub warunki wykonania studni/szamba/przydomowej oczyszczalni.
  - Warunki przyłączenia do sieci gazowej (jeśli dotyczy).
- Zaświadczenie o braku rewitalizacji lub braku uchwały o Specjalnej Strefie Rewitalizacji.
- Zaświadczenie z Rejestru Lasów Państwowych (dotyczące gruntów rolnych/leśnych)
- Zaświadczenie z UPLL / Lasów Państwowych – informujące, czy działka jest objęta Uproszczonym Planem Urządzenia Lasu (UPUL) lub decyzją z art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (wpływa na prawo pierwokupu Skarbu Państwa / Lasów Państwowych).
- Opinia geotechniczna (badanie geotechniczne gruntu)
  - Dokumentacja określająca nośność gruntu, poziom wód gruntowych oraz występowanie gruntów wysadzinowych czy nasypowych (kluczowa informacja przed zakupem, decydująca o kosztach posadowienia budynku i braku ryzyka zalewania piwnicy/fundamentów).
Dla Umowy Najmu Okazjonalnego:

3. Zaawansowane Dokumenty AML i RODO

Ocena Ryzyka Instytucji Obowiązanej: Dokument stanowiący analizę ryzyka prania pieniędzy przygotowany bezpośrednio dla całego biura nieruchomości (obowiązek wynikający z ustawy AML dla każdego pośrednika).
Rejestr Zamrożenia Aktywów: Procedura oraz dokumentacja sprawdzania klientów na listach sankcyjnych (MSWiA / Unia Europejska).
Formularz KYC / AML – wypełniany u notariusza lub w biurze nieruchomości na potrzeby identyfikacji tożsamości i weryfikacji na listach sankcyjnych.
Formularze zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz zgód marketingowych

Udostępnij na: