Lista dokumentów pośrednika
Wykonanie zawodu pośrednika w obrocie nieruchomościami wymaga prowadzenia uporządkowanej dokumentacji firmowej, klientowskiej oraz transakcyjnej.
Poniżej znajduje się kompletne zestawienie dokumentów, stosowane w codziennej działalności Biura Nieruchomości Yellow Space, podzielone na kategorie, które zapewniają pełną zgodność z przepisami prawa (m.in. Ustawą o gospodarce nieruchomościami, Kodeksem Cywilnym, RODO oraz Ustawą AML).
1. Dokumenty Firmowe i Formalno-Prawne Pośrednika
- Dokumenty rejestrowe działalności:
- Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC):
- Aktualna polisa ubezpieczenia OC pośrednika w obrocie nieruchomościami (obowiązkowa zgodnie z art. 179b Ustawy o gospodarce nieruchomościami)
- Potwierdzenie opłacenia składki OC
- Dokumentacja RODO (Ochrona Danych Osobowych):
- Polityka Ochrony Danych Osobowych (PODO) oraz Polityka Bezpieczeństwa Informacji
- Oświadczenie o Zachowaniu Poufności i Ochronie Danych Osobowych NDA
- Procedura zarządzania naruszeniami ochrony danych osobowych
- Rejestr Naruszeń Ochrony Danych Osobowych
- Rejestr Czynności Przetwarzania (RCP)
- Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (np. z biurem rachunkowym, dostawcą systemu CRM, IT)
- Formularze Klauzul Informacyjnych RODO (dla sprzedających, kupujących, wynajmujących i najemców)
- Dokumentacja AML (Przeciwdziałanie Praniu Pieniędzy i Finansowaniu Terroryzmu):
- Wewnętrzna Procedura AML dostosowana do profilu działalności biura
- Formularze oceny ryzyka klienta oraz transakcji (stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego)
- Rejestr transakcji powyżej progu ustawowego oraz transakcji podejrzanych
- Oświadczenia o statusie PEP (osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne)
- Potwierdzenia odbycia szkoleń z zakresu AML przez pośrednika i jego pracowników
2. Dokumenty Pracy z Klientem (Standardowe Formularze Biura)
- Umowy Pośrednictwa:
- Załączniki do Umów i Potwierdzenia Operacyjne:
- Karta Prezentacji Nieruchomości / Potwierdzenie Wskazania Adresu
- Protokół przekazania nieruchomości / Protokół zdawczo-odbiorczy (z numerami liczników i stanem wyposażenia)
- Formularze zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz zgód marketingowych
- Oświadczenie klienta-konsumenta o odstąpieniu od umowy (w przypadku umów zawieranych poza lokalem przedsiębiorstwa)
- Formularz zgłoszenia oferty / Karta nieruchomości (dane techniczne, prawne i finansowe lokalu)
3. Dokumenty Nieruchomości (Teczka Transakcyjna)
Do bezpiecznego przeprowadzania transakcji pośrednik zbiera i weryfikuje następujące dokumenty (w zależności od rodzaju nieruchomości i typu transakcji):
- Tytuł prawny do nieruchomości:
- Odpis z Księgi Wieczystej (lub numer KW do weryfikacji elektronicznej)
- Podstawa nabycia nieruchomości (np. Akt notarialny sprzedaży, Akt poświadczenia dziedziczenia, Umowa darowizny, Prawomocne postanowienie sądu o nabyciu spadku)
- Zaświadczenie ze spółdzielni o prawie do lokalu (dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu)
- Dokumentacja techniczna i urzędowa:
- Świadectwo Charakterystyki Energetycznej (obowiązkowe przy sprzedaży i wynajmie)
- Wypis i wyrys z Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego (MPZP) lub Decyzja o Warunkach Zabudowy (WZ)
- Wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej (dla działek i domów)
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu
- Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych / czynszowych
- Zaświadczenie o braku zaległości w podatku od nieruchomości i opłacie za użytkowanie wieczyste
- Zaświadczenie potwierdzające, że nieruchomość nie jest objęta obszarem rewitalizacji ani prawem pierwokupu gminy
- Zaświadczenie z Rejestru Lasów Państwowych (dotyczące gruntów rolnych/leśnych)
- Dokumenty finansowe i hipoteczne (jeśli dotyczy):
4. Dokumenty Finansowo-Księgowe i Finansowania Transakcji
- Kwitariusze i potwierdzenia rozliczeń:
- Dokumenty uzgadniające warunki transakcji:
Powyższa lista obejmuje kluczowe dokumenty wymagane i stosowane w codziennej praktyce biura nieruchomości, jednak – patrząc z punktu widzenia pełnego bezpieczeństwa prawnego i skrajnych przypadków transakcyjnych – zestaw ten można rozbudować o kilka istotnych elementów.
Oto co warto do niego dołączyć, aby zestaw był w 100% kompletny:
1. Dodatkowe Dokumenty Pracy z Klientem i Wewn. Biura
- Upoważnienia i Pełnomocnictwa:
- Protokoły i Oświadczenia:
- Protokół zniszczeń / braku odbioru: Przydatny, gdy klient zgłasza zastrzeżenia przy odbiorze lokalu.
- Oświadczenie o braku roszczeń: Przy ostatecznym rozliczeniu transakcji najmu/sprzedaży.
- Karta Informacyjna Oględzin / Inwentaryzacyjna: Szczegółowa spisywana lista mebli, AGD i stanu technicznego przed wystawieniem oferty (często wraz z dokumentacją zdjęciową/wideo).
2. Specjalistyczne Dokumenty Nieruchomości (Przypadki Szczególne)
- Dla lokali użytkowych i nieruchomości komercyjnych:
- Dla nieruchomości gruntowych i domów:
- Decyzja o wyłączeniu gruntów z produkcji rolniczej (tzw. odrolnienie).
- Umowy z dostawcami mediów (prąd, gaz, woda, kanalizacja) oraz protokoły zdawczo-odbiorcze liczników.
- Zaświadczenie o braku rewitalizacji lub braku uchwały o Specjalnej Strefie Rewitalizacji.
- Dla Umowy Najmu Okazjonalnego:
- Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji (art. 777 KPC).
- Wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.
- Oświadczenie właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy.
3. Zaawansowane Dokumenty AML i RODO
- Ocena Ryzyka Instytucji Obowiązanej: Dokument stanowiący analizę ryzyka prania pieniędzy przygotowany bezpośrednio dla całego biura nieruchomości (obowiązek wynikający z ustawy AML dla każdego pośrednika).
- Rejestr Zamrożenia Aktywów: Procedura oraz dokumentacja sprawdzania klientów na listach sankcyjnych (MSWiA / Unia Europejska).