Procedura Zarządzania Naruszeniami Ochrony Danych Osobowych

Pobierz plik pdf: Procedura Zarządzania Naruszeniami Ochrony Danych Osobowych w Yellow Space

Podmiot: Yellow Space z siedzibą w Karpaczu (ul. Wielkopolska 16/2, 58-540 Karpacz)

Administrator Danych Osobowych (ADO): mgr inż. Tomasz Wawrzyniak

Wersja: 1.0 | Obowiązuje od: 01.08.2026 r.

§ 1. Cel i Zakres Stosowania

  1. Niniejsza Procedura określa zasady wykrywania, zgłaszania, analizowania, usuwania skutków oraz rejestrowania naruszeń ochrony danych osobowych w firmie Yellow Space, zgodnie z art. 33 i 34 Rozporządzenia RODO.
  2. Procedura stosuje się do wszystkich pracowników, współpracowników i pośredników przetwarzających dane w imieniu ADO.

§ 2. Klasyfikacja Incydentów i Naruszeń

Naruszeniem ochrony danych jest zdarzenie prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub dostępu do danych osobowych.

  • Naruszenie poufności: Nieuprawniony dostęp lub ujawnienie danych (np. e-mail z umową wysłany do złego klienta, kradzież laptopa/dokumentów).
  • Naruszenie dostępności: Trwała utrata lub zniszczenie danych (np. uszkodzenie dysku bez kopii zapasowej, zalanie archiwum papierowego).
  • Naruszenie integralności: Nieuprawniona lub nieprawidłowa modyfikacja danych.

§ 3. Algorytm Postępowania i Obowiązki Uczestników

Krok 1: Wewnętrzne Zgłoszenie Incydentu (Zasada Natychmiastowości)

Każda osoba, która zauważy naruszenie, ma obowiązek niezwłocznie (maksymalnie w ciągu 1 godziny) powiadomić ADO telefonicznie pod nr +48 757619070 lub e-mailem na info@yellowspace.pl.

Krok 2: Działania Powstrzymujące i Naprawcze

ADO wraz z osobą zgłaszającą natychmiast podejmuje kroki w celu ograniczenia szkód: odłączenie zainfekowanego komputera od sieci, zdalne zablokowanie konta/telefonu, prośba o usunięcie błędnie wysłanego e-maila, zmiana haseł.

Krok 3: Analiza i Ocena Ryzyka (Matryca Oceny)

  1. Brak/Niskie ryzyko: Np. wysłanie dokumentu bez danych wrażliwych do zaufanego podmiotu, który potwierdził jego usunięcie. -> Działanie: Tylko wpis do Rejestru Naruszeń.
  2. Średnie ryzyko: Np. zgubienie dokumentów papierowych bez numerów PESEL. -> Działanie: Wpis do Rejestru + Zgłoszenie do UODO w ciągu 72h.
  3. Wysokie ryzyko: Np. wyciek bazy klientów zawierającej imię, nazwisko, PESEL, numer dowodu, adres i dane finansowe. -> Działanie: Wpis do Rejestru + Zgłoszenie do UODO w 72h + Zawiadomienie osób fizycznych.

§ 4. Zgłoszenie Naruszenia do Prezesa UODO (w ciągu 72h)

  1. Zgłoszenia dokonuje wyłącznie ADO poprzez dedykowany formularz na portalu biznes.gov.pl lub uodo.gov.pl.
  2. Treść zgłoszenia obejmuje:
    • Opis charakteru naruszenia, w tym kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz wpisów.
    • Imię i dane kontaktowe ADO (Tomasz Wawrzyniak, info@yellowspace.pl).
    • Opis możliwych konsekwencji naruszenia.
    • Opis środków podjętych lub proponowanych w celu zaradzenia naruszeniu.

§ 5. Powiadamianie Osoby, Której Dane Dotyczą

  1. Jeżeli ryzyko dla praw i wolności klienta jest wysokie, ADO zawiadamia go bez zbędnej zwłoki (e-mailem, SMS-em lub listem poleconym).
  2. Zawiadomienie sporządza się jasnym i prostym językiem. Zawiera ono:
    • Opis charakteru naruszenia.
    • Imię i dane kontaktowe ADO.
    • Opis prawdopodobnych konsekwencji (np. ryzyko wyłudzenia kredytu na PESEL).
    • Zalecenia dla klienta (np. zastrzeżenie numeru PESEL w aplikacji Obywatel/użycie serwisu BIK, zmiana haseł).

Załącznik nr 1: Wzór Powiadomienia Klienta o Naruszeniu

Szanowny Kliencie,

Niniejszym informujemy, że w dniu ….. / ….. / 20… r. w firmie Yellow Space doszło do incydentu bezpieczeństwa polegającego na ………………………………………………………………………………………………………………………………..

Jakie dane mogły ulec nieuprawnionemu ujawnieniu:

Imię i nazwisko, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego, adres zamieszkania.

Możliwe konsekwencje:

Istnieje potencjalne ryzyko nieuprawnionego próby zaciągnięcia zobowiązania finansowego (kredytu/pożyczki) lub próby podszycia się pod Pana/Pani tożsamość.

Zalecane działania:

W celu ochrony swoich praw rekomendujemy:

  1. Zastrzeżenie numeru PESEL (np. poprzez aplikację mObywatel lub w urzędzie gminy).
  2. Założenie konta w Biurze Informacji Kredytowej (BIK) i włączenie alertów BIK.

Podjęliśmy natychmiastowe środki naprawcze (…………………………………………………………………………….) oraz zgłosiliśmy zdarzenie do Prezesa UODO.

Kontakt w sprawie: Tomasz Wawrzyniak, tel. 757619070, e-mail: info@yellowspace.pl

Karpacz, dnia .............................

...........................................................................

(podpis Administratora Danych)

Udostępnij na: