Potwierdzenia odbycia szkoleń AML
Obowiązek prawny i ochrona biura nieruchomości
Pobierz plik pdf: Potwierdzenia odbycia szkoleń AML dla Yellow Space
W obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML) samo opracowanie wewnętrznej procedury czy stosowanie formularzy weryfikacyjnych to dopiero połowa sukcesu. Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tzw. Ustawa AML) nakłada na instytucje obowiązane — w tym na biura pośrednictwa w obrocie nieruchomościami — kategoryczny obowiązek ciągłego podnoszenia wiedzy personelu.
Narzędziem potwierdzającym realizację tego obowiązku przed organami kontrolnymi są Potwierdzenia odbycia szkoleń z zakresu AML przez właściciela biura, zatrudnionych pracowników oraz agentów współpracujących.
1. Co na ten temat mówią przepisy? (Art. 52 Ustawy AML)
Zgodnie z art. 52 Ustawy AML, instytucje obowiązane mają prawny obowiązek zapewnić udziale w programach szkoleniowych osobom wykonującym obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Zakres podmiotowy szkoleń:
- Kadra zarządzająca i właściciele: Osoby odpowiedzialne za wdrażanie i nadzór nad procedurami AML w biurze.
- Pracownicy etatowi: Agenci nieruchomości, asystenci, pracownicy działu obsługi klienta czy działu prawnego.
- Współpracownicy B2B i zleceniobiorcy: Osoby świadczące usługi pośrednictwa na rzecz biura na podstawie umów cywilnoprawnych lub umów o współpracę (B2B).
Programy szkoleniowe powinny uwzględniać nie tylko ogólne przepisy prawa, ale przede wszystkim specyfikę branży nieruchomości, identyfikację typowych „czerwonych flag” (wskaźników podejrzaności transakcji) oraz zasady ochrony danych osobowych.
2. Dlaczego papierowe / imienne potwierdzenie jest kluczowe?
Zgodnie z zasadą rozliczalności, podczas kontroli prowadzonej przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) lub Urząd Celno-Skarbowy samo ustne oświadczenie o przeprowadzeniu szkolenia nie stanowi żadnego dowodu.
Każde przeprowadzone szkolenie — zarówno wewnętrzne (prowadzone przez właściciela/odpowiedzialnego za AML), jak i zewnętrzne (certyfikowane kursy online lub stacjonarne) — musi zostać udokumentowane imiennym oświadczeniem lub certyfikatem.
Co powinno zawierać poprawne potwierdzenie odbycia szkolenia?
- Dane uczestnika: Imię, nazwisko, stanowisko/rola w organizacji.
- Dane organizatora / prowadzącego: Podmiot przeprowadzający szkolenie (np. imię i nazwisko szkoleniowca wewnętrznego lub nazwa firmy zewnętrznej).
- Data i miejsce szkolenia: Dokładny dzień przeprowadzenia kursu.
- Zakres tematyczny: Wykaz zagadnień objętych szkoleniem (np. zasady weryfikacji PEP, identyfikacja beneficjenta rzeczywistego, stosowanie ŚBF, obsługa transakcji ponadprogowych i podejrzanych).
- Oświadczenie uczestnika: Pisemne potwierdzenie zapoznania się z materiałami szkoleniowymi oraz wewnętrzną procedurą AML obowiązującą w firmie.
- Własnoręczny podpis (lub podpis kwalifikowany / profil zaufany).
3. Częstotliwość i aktualizacja szkoleń
Szkolenie z zakresu AML nie jest czynnością jednorazową. Obowiązek szkoleniowy ma charakter ciągły z dwóch kluczowych powodów:
- Wdrażanie nowych pracowników: Każdy nowy agent lub pracownik musi odbyć szkolenie z procedury AML przed przystąpieniem do obsługi pierwszego klienta.
- Zmiany w przepisach i metodach prania pieniędzy: Zapisy Ustawy AML oraz procedury wewnętrzne podlegają ewaluacji. Zaleca się powtarzanie szkoleń przypominających oraz aktualizacyjnych przynajmniej raz w roku.
4. Przechowywanie dokumentacji i konsekwencje braku szkoleń
Zaświadczenia, certyfikaty oraz imienne oświadczenia o odbyciu szkolenia są przechowywane w aktach osobowych lub w specjalnym segregatorze dokumentacji AML biura przez okres minimum 5 lat.
Niedopełnienie obowiązku szkoleniowego lub brak dokumentów potwierdzających udział personelu w szkoleniach traktowane jest przez organy kontrolne jako rażące naruszenie przepisów AML. Grożą za to wysokie kary finansowe nakładane na przedsiębiorcę, a w skrajnych przypadkach podanie informacji o naruszeniu do publicznej wiadomości w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) Ministerstwa Finansów.