Formularze Oceny Ryzyka Klienta i Transakcji AML

Pobierz plik pdf: Formularz Oceny Ryzyka Klienta i Transakcji AML w biurze Yellow Space

Przewodnik dla Biur Nieruchomości

W świetle przepisów Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tzw. Ustawy AML), biura pośrednictwa w obrocie nieruchomościami są zaliczane do grona instytucji obowiązanych. Oznacza to, że nie mogą ograniczać się jedynie do kojarzenia stron transakcji — mają prawny obowiązek aktywnego identyfikowania oraz analizowania ryzyka finansowego powiązanego z każdym klientem i obsługiwaną transakcją.

Kluczowym narzędziem służącym do realizacji tego obowiązku są Formularze Oceny Ryzyka Klienta oraz Transakcji (często nazywane kartami oceny ryzyka AML).

1. Czym jest Formularz Oceny Ryzyka w praktyce?

Formularz Oceny Ryzyka to ustrukturyzowany dokument (papierowy lub elektroniczny), w którym agent pośrednictwa lub osoba odpowiedzialna za AML w biurze dokonuje oceny poziomu zagrożenia praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

Document ten wypełnia się przy nawiązywaniu relacji gospodarczych z klientem (przed podpisaniem umowy pośrednictwa) oraz na etapie przygotowywania samej transakcji kupna/sprzedaży lub najmu.

Wynikiem analizy jest przypisanie danej relacji biznesowej do jednego z trzech poziomów ryzyka:

  1. Poziom Niski
  2. Poziom Standardowy
  3. Poziom Wysoki

Od ustalonego poziomu ryzyka zależy zakres stosowanych przez biuro Środków Bezpieczeństwa Finansowego (ŚBF).

2. Elementy składowe Oceny Ryzyka Klienta

Ocena ryzyka klienta polega na przeanalizowaniu jego cech pod kątem potencjalnego zagrożenia. Do najważniejszych kryteriów należą:

  • Typ klienta: Osoba fizyczna, osoba prawna (spółka z o.o., spółka akcyjna), jednostka organizacyjna czy podmiot zagraniczny.
  • Status PEP: Czy klient, jego reprezentant lub beneficjent rzeczywisty jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (PEP), członkiem rodziny PEP lub bliskim współpracownikiem PEP.
  • Rezydencja i geolokalizacja: Czy klient pochodzi z kraju lub obszaru geograficznego wysokiego ryzyka (np. raje podatkowe, państwa objęte sankcjami lub wykazujące słabości w systemie AML według wykazów FATF i UE).
  • Struktura własnościowa: Czy w przypadku spółek struktura udziałowa jest przejrzysta, czy też cechuje się skomplikowaną siecią powiązań kapitałowych utrudniających ustalenie Beneficjenta Rzeczywistego.

3. Elementy składowe Oceny Ryzyka Transakcji

Nawet klient o niskim profilu ryzyka może uczestniczyć w transakcji, która budzi wątpliwości pod względem podatkowym lub legalności pochodzenia kapitału. Z tego względu formularz analizuje również parametry samego przedsięwzięcia:

  • Sposób finansowania: Czy transakcja jest finansowana przelewem bankowym, kredytem, czy klient dąży do płatności w gotówce lub wpłat z rachunków podmiotów trzecich/zagranicznych.
  • Wartość i cena nieruchomości: Czy cena transakcyjna drastycznie odbiega od realiów rynkowych (rażące zaniżenie lub zawyżenie wartości nieruchomości bez logicznego uzasadnienia).
  • Tempo i logika transakcji: Czy klient wywiera presję na natychmiastowe dokończenie transakcji z pominięciem standardowych weryfikacji formalno-prawnych.
  • Nietypowe zachowanie: Unikanie osobistego kontaktu, posługiwanie się pełnomocnikiem bez uzasadnionej przyczyny czy brak zainteresowania faktycznym stanem technicznym nieruchomości.

4. Konsekwencje ustalenia poziomu ryzyka (Wpływ na Środki Bezpieczeństwa Finansowego)

Ustalony poziom ryzyka decyduje o tym, jakie kroki biuro nieruchomości musi podjąć w kolejnym kroku:

A. Ryzyko Niskie lub Standardowe

Stosuje się Uproszczone (U-ŚBF) lub Standardowe Środki Bezpieczeństwa Finansowego (S-ŚBF):

  • Identyfikacja i weryfikacja tożsamości klienta na podstawie dokumentu tożsamości / wpisu z KRS lub CEIDG.
  • Weryfikacja Beneficjenta Rzeczywistego w rejestrze CRBR.
  • Pobranie oświadczenia o statusie PEP.

B. Ryzyko Wysoki

Wymaga wdrożenia Wzmocnionych Środków Bezpieczeństwa Finansowego (W-ŚBF):

  • Obowiązkowe ustalenie i udokumentowanie źródła pochodzenia majątku/środków finansowych przeznaczonych na transakcję.
  • Uzyskanie akceptacji kadry kierowniczej/osoby odpowiedzialnej za AML na nawiązanie relacji biznesowej.
  • Zwiększona częstotliwość monitorowania transakcji i relacji z klientem.
  • W przypadku uzasadnionych podejrzeń — obowiązek sporządzenia zawiadomienia i wysłania go do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).

5. Dlaczego dokumentowanie oceny ryzyka jest kluczowe?

Zgodnie z zasadą rozliczalności (zart. 34 ust. 2 Ustawy AML), biuro nieruchomości musi być w stanie udowodnić organom kontrolnym (GIIF, Urząd Celno-Skarbowy), że dla każdej transakcji i klienta przeprowadzono rzetelną ocenę ryzyka.

Wypełniony i podpisany Formularz Oceny Ryzyka wraz z dokumentami źródłowymi (kopie dowodów, odpisy z CRBR, oświadczenia PEP) musi być przechowywany w archiwum biura przez okres 5 lat od zakończenia relacji z klientem. Posiadanie kompletnych kart weryfikacyjnych stanowi podstawową tarczę chroniącą biuro przed wielotysięcznymi karami administracyjnymi.

Udostępnij na: