Formularz KYC / AML w obrocie nieruchomościami

Pobierz plik pdf: Formularz identyfikacji i weryfikacji Klienta

Procedury KYC (Know Your Customer – Poznaj Swojego Klienta) oraz AML (Anti-Money Laundering – Przeciwdziałanie Praniu Pieniędzy i Finansowaniu Terroryzmu) są stałym elementem transakcji na rynku nieruchomości. Zarówno notariusze, jak i biura nieruchomości (pośrednicy) mają ustawowy obowiązek identyfikacji tożsamości stron oraz weryfikacji klientów na listach sankcyjnych przed zawarciem umowy.

Wypełnienie formularza KYC/AML jest wymogiem formalnym, bez którego przeprowadzenie transakcji kupna, sprzedaży czy wynajmu nieruchomości nie jest możliwe.

1. Podstawa prawna i instytucje obowiązane

Głównym aktem prawnym regulującym te kwestie jest Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 tej ustawy, status tzw. instytucji obowiązanej posiadają m.in.:

  • Notariusze – w zakresie czynności sporządzanych w formie aktu notarialnego, dotyczących m.in. przeniesienia własności nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego czy umowy spółki.
  • Pośrednicy w obrocie nieruchomościami – w zakresie czynności pośrednictwa w kupnie, sprzedaży oraz wynajmie nieruchomości (od kwoty czynszu równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro miesięcznie).

Oba te podmioty mają prawny obowiązek stosowania tzw. środków bezpieczeństwa finansowego wobec swoich klientów.

2. Czym jest i co zawiera formularz KYC / AML?

Formularz KYC/AML to kwestionariusz, którego celem jest zebranie szczegółowych danych identyfikacyjnych oraz określenie profilu ryzyka danej transakcji.

A. Zakres danych zbieranych od osób fizycznych:

  • Imiona i nazwisko,
  • Obywatelstwo,
  • Numer PESEL (lub data urodzenia i kraj urodzenia w przypadku braku PESEL),
  • Seria i numer dokumentu tożsamości (dowód osobisty, paszport, karta pobytu),
  • Adres zamieszkania,
  • Oświadczenie PEP (dotyczące zajmowania eksponowanego stanowiska politycznego lub bycia członkiem rodziny/bliskim współpracownikiem takiej osoby).

B. Zakres danych zbieranych od osób prawnych i jednostek organizacyjnych:

  • Nazwa (firma), forma prawna, numer NIP / REGON oraz numer w rejestrze (np. KRS),
  • Adres siedziby lub prowadzenia działalności,
  • Dane osób reprezentujących spółkę,
  • Identyfikacja Beneficjenta Rzeczywistego (UBO): Wskazanie osób fizycznych, które sprawują bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad spółką (np. posiadają powyżej 25% udziałów/akcji). Dane te są weryfikowane z Centralnym Rejestrem Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).

C. Informacje dotyczące samej transakcji:

  • Określenie źródła pochodzenia majątku/środków finansowych przeznaczonych na zakup nieruchomości (np. oszczędności, wynagrodzenie za pracę, sprzedaż innej nieruchomości, kredyt hipoteczny, spadek, darowizna),
  • Cel i zamierzony charakter stosunków gospodarczych.

3. Weryfikacja tożsamości i listy sankcyjne

Procedura AML nie ogranicza się jedynie do zebrania oświadczeń. Instytucje obowiązane (notariusz/pośrednik) dokonują aktywnej weryfikacji:

  1. Weryfikacja tożsamości: Następuje na podstawie okazanego dokumentu tożsamości ze zdjęciem (dowód osobisty, paszport, aplikacja mObywatel). Notariusz ma prawo wykonać kopię dokumentu tożsamości na potrzeby realizacji procedur AML (art. 112 ustawy o AML).
  2. Sprawdzenie na listach sankcyjnych: Każda strona transakcji oraz beneficjent rzeczywisty są sprawdzani w międzynarodowych i krajowych bazach danych pod kątem sankcji nakładanych w związku z terroryzmem czy konfliktami zbrojnymi. Do głównych list należą:
    • Listy Sankcyjne Unii Europejskiej,
    • Listy Sankcyjne ONZ (UN Security Council),
    • Polski Rejestr Sankcyjny (prowadzony przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji).
[Klient przedstawia dane i dokumenty]
                 │
                 ▼
[Wypełnienie Formularza KYC/AML + Oświadczenie PEP]
                 │
                 ▼
[Weryfikacja Beneficjenta Rzeczywistego w CRBR (dot. spółek)]
                 │
                 ▼
[Automatyczne lub ręczne sprawdzenie na Listach Sankcyjnych (MSWiA, UE, ONZ)]
                 │
  ┌──────────────┴──────────────┐
  ▼                             ▼
[Brak wpisu na listach]     [Wpis na liście sankcyjnej]
  │                             │
  ▼                             ▼
[Kontynuacja transakcji]   [Odmowa przeprowadzenia czynności +]
                           [Zgłoszenie do GIIF (Generalny Inspektor Informacji Finansowej)]

4. Oświadczenie PEP (Person Exposited Politically)

W formularzu KYC znajduje się obowiązkowa sekcja dotycząca statusu PEP (osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne).

  • Kim jest osoba PEP? To m.in. posłowie, senatorowie, ministrowie, sędziowie sądów najwyższych, członkowie zarządów banków centralnych, ambasadorowie, wyżsi oficerowie wojskowi, członkowie organów spółek z udziałem Skarbu Państwa, a także wójtowie, burmistrzowie i prezydenci miast.
  • Członkowie rodziny PEP: Mężowie/żony, partnerzy, dzieci, rodzice.
  • Bliscy współpracownicy PEP: Osoby mające wspólne interesy gospodarcze z osobą zajmującą stanowisko polityczne.

Jeżeli strona transakcji posiada status PEP, notariusz lub pośrednik stosuje wzmocnione środki bezpieczeństwa finansowego (m.in. wymaga dokładniejszego udokumentowania pochodzenia środków finansowych oraz uzyskania zgody kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie relacji).

5. Co grozi za odmowę wypełnienia formularza KYC?

Wypełnienie formularza KYC/AML oraz okazanie dokumentów tożsamości nie jest dobrowolną prośbą biura nieruchomości czy notariusza, lecz bezwzględnym wymogiem prawnym.

Zgodnie z art. 41 ustawy o AML:

  • W przypadku braku możliwości zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego (np. gdy klient odmawia podania danych, okazania dokumentu lub podpisania oświadczenia PEP), instytucja obowiązana ma prawny zakaz nawiązania stosunków gospodarczych lub przeprowadzenia transakcji.
  • Notariusz odmówi sporządzenia aktu notarialnego, a pośrednik nieruchomości nie podpisze umowy pośrednictwa ani nie przeprowadzi transakcji.
  • W przypadku uzasadnionych podejrzeń co do prania pieniędzy lub usiłowania utajnienia tożsamości, podmiot ma obowiązek niezwłocznie powiadomić Głównego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).

6. Ochrona danych osobowych (RODO a AML)

Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procedur AML odbywa się na podstawie przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o AML).

  • Informacje i dokumenty zebrane w ramach procedury KYC/AML są przechowywane przez notariusza lub biuro nieruchomości przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze lub przeprowadzono transakcję.
  • Dane te są objęte tajemnicą i mogą być udostępniane wyłącznie uprawnionym organom państwowym (GIIF, prokuratura, sądy, Policja, KAS).
Udostępnij na: