Protokół przekazania dokumentów i kluczy pod opiekę biura nieruchomości

Pobierz plik pdf: Protokół przekazania dokumentów i kluczy pod opiekę biura nieruchomości

Współpraca z biurem nieruchomości w celach sprzedaży lub wynajmu lokalu bardzo często wiąże się z przekazaniem pośrednikowi kluczy do nieruchomości oraz kompletnej dokumentacji technicznej i prawnej. Procedura ta umożliwia agentowi samodzielne prowadzenie prezentacji lokalu, sprawne przygotowanie oferty oraz obsługę potencjalnych nabywców lub najemców pod nieobecność właściciela.

Aby jednak proces ten był bezpieczny dla obu stron, każdemu przekazaniu fizycznych przedmiotów i dokumentów musi towarzyszyć sporządzenie i podpisanie Protokółu przekazania dokumentów oraz kluczy pod opiekę biura.

1. Rola i znaczenie prawne protokołu przekazania

Protokół przekazania pełni funkcję dowodu wydania i przyjęcia na przechowanie (na zasadach zbliżonych do umowy przechowania uregulowanej w art. 835 Kodeksu cywilnego). Prawidłowo sporządzony dokument stanowi ochronę prawną zarówno dla klienta (mocodawcy), jak i dla biura nieruchomości (przyjmującego).

Dlaczego protokół jest niezbędny?

  • Dla Klienta (Właściciela): Daje gwarancję, że biuro ponosi odpowiedzialność za powierzone dokumenty i klucze, a po zakończeniu umowy pośrednictwa będzie zobowiązane do rozliczenia się ze wszystkich odebranych rzeczy.
  • Dla Biura Nieruchomości: Działa zabezpieczająco na wypadek roszczeń ze strony właściciela (np. posądzenia o zagubienie oryginalnych dokumentów, uszkodzenie zamków czy dorobienie kluczy bez zgody).

2. Kluczowe elementy prawidłowo sporządzonego protokołu

Dokument powinien być sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron.

A. Oznaczenie stron i nieruchomości

  • Data i miejsce sporządzenia dokumentu.
  • Dane Klienta: Imię i nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego.
  • Dane Biura Nieruchomości: Nazwa firmy, NIP, REGON, adres siedziby oraz imię i nazwisko agenta odbierającego klucze/dokumenty wraz z numerem jego licencji zawodowej (jeśli posiada).
  • Precyzyjne wskazanie lokalu: Adres nieruchomości, numer mieszkania/lokalu, numer Księgi Wieczystej.

B. Wykaz przekazanych dokumentów

W sekcji dotyczącej dokumentów należy precyzyjnie wskazać, czy przekazywany jest oryginał, odpis, czy kopia:

  • Dokumenty własnościowe (np. wypis aktu notarialnego, odpis Księgi Wieczystej, Akt Poświadczenia Dziedziczenia).
  • Dokumentacja techniczna i rzuty lokalu.
  • Zaświadczenia urzędowe (np. o braku osób zameldowanych, o braku zaległości w opłatach, zaświadczenie z opłaty przekształceniowej).
  • Kopia świadectwa charakterystyki energetycznej.
  • Ostatnie rachunki za media lub odcinki opłat do spółdzielni/wspólnoty.

C. Szczegółowy opis przekazanych kluczy

Należy unikać ogólnych sformułowań typu „przekazano komplet kluczy”. Zamiast tego należy dokładnie wyszczególnić:

  • Liczbę kompletów kluczy oraz liczbę sztuk w każdym komplecie.
  • Przeznaczenie poszczególnych kluczy: klucz do drzwi wejściowych (z podaniem marki zamka, np. Gerda, Yale), klucz do klatki schodowej/domofonu, klucz do skrzynki na listy, pilot do bramy wjazdowej/garażu, pestka/karta magnetyczna do windy lub osiedla.
  • Indywidualne oznaczenia kluczy (np. kolor breloka lub numer).
                      [Właściciel Nieruchomości]
                                  │
                 (Przekazanie dokumentów i kluczy)
                                  │
                                  ▼
             [Podpisanie Protokółu Przekazania pod Opiekę]
                                  │
                  ┌───────────────┴───────────────┐
                  ▼                               ▼
       [Sekcja Dokumentów]                [Sekcja Kluczy]
       - Akt notarialny (kopia)           - Zamki do drzwi (sztuki)
       - Zaświadczenia (oryginały)         - Piloty / Breloki / Karty
       - Świadectwo energetyczne          - Oznaczenia indywidualne
                                  │
                                  ▼
      [Przejęcie Odpowiedzialności i Przechowywanie przez Biuro]

3. Zasady odpowiedzialności i przechowywania kluczy przez biuro

Przejmując klucze i dokumenty pod swoją opiekę, biuro nieruchomości zobowiązuje się do zachowania należytej staranności w ich przechowywaniu oraz dysponowaniu.

Klauzule zabezpieczające w treści protokołu:

  1. Ograniczenie udostępniania kluczy: Zastrzeżenie, że klucze mogą znajdować się wyłącznie w dyspozycji upoważnionych pracowników biura nieruchomości i służyć do prezentacji lokalu potencjalnym klientom.
  2. Zakaz dorabiania kluczy: Bezwzględny zakaz dorabiania dodatkowych kompletów kluczy przez pośrednika bez pisemnej (lub mailowej) zgody właściciela.
  3. Procedura prezentacji: Zobowiązanie agenta do każdorazowego zabezpieczenia (zamknięcia) lokalu, wyłączenia oświetlenia oraz sprawdzenia stanu instalacji wodno-gazowej po zakończeniu prezentacji.
  4. Przechowywanie oryginałów: Zapis stanowiący, że oryginały dokumentów prawnych będą przechowywane w sejfie lub zabezpieczonej szafie pancernej w siedzibie biura.

4. Procedura zwrotu dokumentów i kluczy

W momencie rozwiązania, wygaśnięcia umowy pośrednictwa lub po pomyślnym sfinalizowaniu transakcji sprzedaży/najmu, biuro nieruchomości ma obowiązek zwrócić właścicielowi wszystkie powierzone przedmioty.

Procedura zwrotu odbywa się poprzez złożenie podpisów w sekcji „Pokwitowanie zwrotu” znajdującej się na dole oryginalnego protokołu przekazania lub poprzez sporządzenie odrębnego protokołu zwrotnego. Z tą chwilą odpowiedzialność biura za powierzone mienie wygasa.

Udostępnij na: