Polityka Ochrony Danych Osobowych (PODO)

oraz Polityka Bezpieczeństwa Informacji

Wydanie / Wersja: 1.0

Data wejścia w życie: …………………………………. r.

Podmiot: Yellow Space z siedzibą w Karpaczu (ul. Wielkopolska 16/2, 58-540 Karpacz)

Niniejsza Polityka Ochrony Danych Osobowych i Bezpieczeństwa Informacji (zwana dalej „Polityką”) określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych oraz informacji poufnych w firmie Yellow Space, zarządzanej przez mgr inż. Tomasza Wawrzyniaka (zwaną dalej „Administrator danych” lub „Administrator”).
Dokument został opracowany w celu zapewnienia zgodności z:
- Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
- Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
- Ustawą z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami.
Stosowanie zasad zawartych w niniejszej Polityce jest obowiązkowe dla Administratora, wszystkich pracowników, współpracowników oraz pośredników działających w imieniu i na rzecz Yellow Space.

Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (np. klientach poszukujących, wynajmujących, kupujących, sprzedających).
Przetwarzanie – operacje wykonywane na danych osobowych (np. zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, przeglądanie, udostępnianie, usuwanie).
System informatyczny – komputery, telefony, oprogramowanie CRM, skrzynki e-mail oraz serwery używane do przetwarzania danych w Yellow Space.
Zbiór danych – każdy uporządkowany zestaw danych osobowych dostępny według określonych kryteriów (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej).

Administrator zapewnia, że dane osobowe przetwarzane są w sposób:

Zgodny z prawem, rzetelny i przejrzysty – na podstawie legalnych przesłanek (np. realizacja umowy pośrednictwa, obowiązek prawny, uzasadniony interes Administratora).
Ograniczony do celu – zbierane wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach (np. realizacja umów najmu/sprzedaży, weryfikacja tożsamości, obowiązki AML/KAS).
Minimalistyczny – przetwarzane są tylko dane niezbędne do osiągnięcia celu transakcji.
Prawidłowy – dane są na bieżąco aktualizowane i prostowane na wniosek klienta.
Ograniczony czasowo – przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne (okres przedawnienia roszczeń, wymogi podatkowe, przepisy AML).
Bezpieczny – chronione przy użyciu odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy uszkodzeniem.

1. Bezpieczeństwo Organizacyjne:

Dostępy do danych osobowych posiadają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora.
Wszyscy współpracownicy składają pisemne oświadczenie o zachowaniu poufności (NDA).
Realizowana jest zasada „czystego biurka” – wszelkie dokumenty papierowe (umowy, karty prezentacji, odpisy KW) po zakończeniu pracy są chowane do zamykanych szaf/szuflad.
Realizowana jest zasada „czystego ekranu” – stacje robocze są blokowane automatycznie przy odejściu od biurka (skrót Win + L).

2. Bezpieczeństwo Fizyczne:

Siedziba firmy (ul. Wielkopolska 16/2, Karpacz) jest zabezpieczona zamkami drzwiowymi i chroniona przed dostępem osób postronnych.
Dokumenty w wersji papierowej przechowywane są w zamykanych szafach, do których klucze posiadają wyłącznie osoby upoważnione.

3. Bezpieczeństwo Teleinformatyczne:

Sprzęt komputerowy oraz urządzenia mobilne zabezpieczone są indywidualnymi, trudnymi hasłami (minimum 12 znaków, cyfry, symbole, wielkie litery), zmienianymi cyklicznie.
Stosowane jest dwuetapowe uwierzytelnianie (2FA) w dostępie do poczty e-mail oraz systemu CRM.
Stosowane są aktualne programy antywirusowe i zapory sieciowe (firewall).
Zabronione jest korzystanie z niezabezpieczonych, publicznych sieci Wi-Fi przy przetwarzaniu danych klientów.
Tworzone są regularne kopie zapasowe (backup) bazy danych, przechowywane w bezpiecznej chmurze zgodnej z wymogami RODO.

Każdemu klientowi Yellow Space przysługuje prawo do:

Dostęp do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
Sprostowania (poprawiania) danych.
Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – o ile nie koliduje to z prawnym obowiązkiem ich przechowywania (np. podatkowym lub wynikającym z ustawy AML).
Ograniczenia przetwarzania.
Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
Wniesienia skargi do Organu Nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Zgłoszenia w zakresie realizacji powyższych praw przyjmowane są pod adresem e-mail: info@yellowspace.pl lub pisemnie na adres siedziby.

Administrator prowadzi wewnętrzny Rejestr Czynności Przetwarzania Danych (RCP).
Powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom zewnętrznym (np. biuro rachunkowe, dostawca oprogramowania CRM, IT) następuje wyłącznie na podstawie pisemnych Umów Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA) zapewniających standardy ochrony odpowiadające RODO.

Za naruszenie uważa się wszelkie zdarzenia skutkujące przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem do danych osobowych (np. zgubienie pendrive’a, kradzież laptopa, wysłanie e-maila do niewłaściwego adresata).
Osoba, która zauważy naruszenie, natychmiast zgłasza ten fakt Administratorowi (Tomaszowi Wawrzyniakowi).
Administrator dokonuje analizy ryzyka i w przypadku stwierdzenia zagrożenia dla praw i wolności osób fizycznych:
- Zgłasza incydent do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin od wykrycia.
- Zawiadamia osoby, których dane dotyczyły, jeżeli naruszenie stwarza wysokie ryzyko dla ich praw.
Każde naruszenie rejestrowane jest w wewnętrznym Rejestrze Naruszeń.

Polityka wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wszelkie zmiany Polityki wymagają formy pisemnej.
Przeglądu i aktualizacji postanowień niniejszego dokumentu dokonuje się nie rzadziej niż raz w roku.

Udostępnij na: