Klauzule Informacyjne RODO w biurze nieruchomości

Pobierz plik pdf: Klauzula informacyjna RODO dla Klienta Biura Nieruchomości Yellow Space

Każde biuro nieruchomości na co dzień przetwarza wrażliwe i szczegółowe dane osobowe klientów — od numerów PESEL i dowodów osobistych, przez adresy zamieszkania, po numery ksiąg wieczystych i rachunków bankowych. Zgodnie z art. 13 RODO, w momencie zbierania tych danych Administrator Danych Osobowych (ADO) ma prawny obowiązek przekazać osobie, której dane dotyczą, tzw. klauzulę informacyjną.

W obrocie nieruchomościami nie istnieje jeden uniwersalny wzór, który w pełni zabezpiecza biuro. W zależności od roli klienta w transakcji (sprzedający, kupujący, wynajmujący czy najemca), cel oraz zakres przetwarzania danych nieznacznie się różnią.

Jak i kiedy przekazywać klauzulę informacyjną?

• Moment przekazania: Klauzulę należy przekazać przy pierwszym kontakcie, podczas którego zbierane są dane — najpóźniej w chwili podpisywania umowy pośrednictwa, protokołu uzgodnień lub karty prezentacji nieruchomości.
• Forma: Najbezpieczniej stosować klauzulę w formie załącznika do umowy pośrednictwa / karty prezentacji lub zawrzeć ją bezpośrednio w treści dokumentu z osobnym miejscem na podpis (lub odznaczenie oświadczenia o zapoznaniu się z treścią).

Wzór 1: Klauzula informacyjna dla Sprzedającego Nieruchomość

Sprzedający powierza biuru najszerszy zakres danych o sobie oraz o samej nieruchomości. Klauzula musi uwzględniać nie tylko realizację umowy pośrednictwa, ale też przekazywanie danych do notariuszy czy rzeczoznawców.

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO – SPRZEDAJĄCY

1. ADMINSTRATOR DANYCH: Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Yellow Space z siedzibą w Karpaczu (ul. Wielkopolska 16/2, 58-540 Karpacz), NIP: 8511542373, REGON: 811115474, tel.: +48 75 76 190 70, e-mail: info@yellowspace.pl, reprezentowana przez mgr inż. Tomasza Wawrzyniaka.

2. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA: 
   a) W celu zawarcia i wykonania umowy pośrednictwa w sprzedaży nieruchomości (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   b) W celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym przepisów podatkowo-księgowych oraz ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu - AML (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
   c) W celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes ADO).

3. ODBIORCY DANYCH: Pani/Pana dane mogą być przekazywane podmiotom współpracującym przy realizacji umowy: kancelariom notarialnym, rzeczoznawcom majątkowym, dostawcom oprogramowania CRM/IT, biuru rachunkowemu oraz potencjalnym kupującym w zakresie niezbędnym do prezentacji nieruchomości i przygotowania transakcji.

4. OKRES PRZECHOWYWANIA: Dane będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy pośrednictwa, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa (5 lat dla celów podatkowych i AML) oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń (6 lat).

5. PRAWA OSOBY: Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu. Posiada Pani/Pan również prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.

6. PODANIE DANYCH jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy pośrednictwa.

Wzór 2: Klauzula informacyjna dla Kupującego Nieruchomość

W przypadku kupującego klauzula powoływana jest najczęściej na karcie prezentacji nieruchomości lub w umowie pośrednictwa dla strony poszukującej.

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO – KUPUJĄCY

1. ADMINISTRATOR DANYCH: Yellow Space z siedzibą w Karpaczu (ul. Wielkopolska 16/2, 58-540 Karpacz), NIP: 8511542373, REGON: 811115474, tel.: +48 75 76 190 70, e-mail: info@yellowspace.pl, reprezentowana przez mgr inż. Tomasza Wawrzyniaka.

2. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA:
   a) Przygotowanie i prezentacja ofert nieruchomości, obsługa zgłoszeń i prezentacji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   b) Zawarcie i realizacja umowy pośrednictwa w nabyciu nieruchomości lub umowy przedwstępnej/sprzedaży (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   c) Realizacja obowiązków wynikających z ustawy AML – weryfikacja tożsamości kupującego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
   d) Dochodzenie roszczeń i obsługa prawna (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. ODBIORCY DANYCH: Kancelarie notarialne, doradcy kredytowi (na Pani/Pana życzenie), sprzedający nieruchomość, dostawcy usług IT i CRM, biuro rachunkowe.

4. OKRES PRZECHOWYWANIA: Przez czas trwania poszukiwań/umowy oraz okres 6 lat od zakończenia obsługi (lub 5 lat od roku następującego po transakcji dla wymogów AML i podatkowych).

5. PRAWA OSOBY: Prawo dostępu do danych, ich prostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz prawo do złożenia skargi do Prezesa UODO. Podanie danych jest niezbędne do prezentacji nieruchomości i obsługi transakcji.

Wzór 3: Klauzula informacyjna dla Wynajmującego Nieruchomość

Wynajmujący powierza dane dotyczące prawa do lokalu oraz dane kontaktowe do rozliczeń czynszowych i kaucji.

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO – WYNAJMUJĄCY

1. ADMINISTRATOR DANYCH: Yellow Space z siedzibą w Karpaczu (ul. Wielkopolska 16/2, 58-540 Karpacz), NIP: 8511542373, REGON: 811115474, tel.: +48 75 76 190 70, e-mail: info@yellowspace.pl, reprezentowana przez mgr inż. Tomasza Wawrzyniaka.

2. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA:
   a) Realizacja umowy pośrednictwa w najmie lokalu/domu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   b) Przygotowanie projektu umowy najmu (w tym najmu okazjonalnego/instytucjonalnego) (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   c) Wypełnienie obowiązków księgowych i podatkowych oraz wymogów ustawy AML (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
   d) Ochrona przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. ODBIORCY DANYCH: Potencjalni najemcy, dostawcy usług CRM, biuro rachunkowe, notariusze (przy najmie okazjonalnym).

4. OKRES PRZECHOWYWANIA: Okres realizacji umowy pośrednictwa oraz 6 lat od jej wygaśnięcia (5 lat dla dokumentacji podatkowej/AML).

5. PRAWA OSOBY: Prawo wglądu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz skargi do UODO. Podanie danych jest wymogiem do podjęcia współpracy.

Wzór 4: Klauzula informacyjna dla Najemcy Nieruchomości

Najemca przekazuje dane identyfikacyjne oraz często dane o zatrudnieniu czy dochodach (podczas weryfikacji wiarygodności). Klauzula musi to wyraźnie precyzować.

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO – NAJEMCA

1. ADMINISTRATOR DANYCH: Yellow Space z siedzibą w Karpaczu (ul. Wielkopolska 16/2, 58-540 Karpacz), NIP: 8511542373, REGON: 811115474, tel.: +48 75 76 190 70, e-mail: info@yellowspace.pl, reprezentowana przez mgr inż. Tomasza Wawrzyniaka.

2. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA:
   a) Organizacja prezentacji lokalu oraz weryfikacja tożsamości i wiarygodności najemcy przed zawarciem umowy najmu (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO);
   b) Przygotowanie i zawarcie umowy najmu / umowy pośrednictwa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   c) Wypełnienie obowiązków prawnych ADO (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
   d) Ochrona przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. ODBIORCY DANYCH: Wynajmujący (właściciel nieruchomości), notariusz (przy oświadczeniu o poddaniu się egzekucji w najmie okazjonalnym), dostawca systemu CRM, biuro rachunkowe.

4. OKRES PRZECHOWYWANIA: Przez czas trwania najmu/umowy pośrednictwa oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń z nich wynikających.

5. PRAWA OSOBY: Prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes UODO). Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umowy najmu.

Najczęstsze błędy przy stosowaniu klauzul w biurach nieruchomości

• Brak powołania przepisów AML: Pośrednik nieruchomości jest instytucją obowiązaną na mocy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. W klauzuli musi znaleźć się powołanie na art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą AML.
• Mieszanie zgód marketingowych z klauzulą: Klauzula informacyjna to obowiązek prawny (nie wymaga zgody klienta, klient jedynie potwierdza jej przyjęcie). Zgoda na marketing (np. wysyłanie nowych ofert w przyszłości) musi być osobnym, dobrowolnym oświadczeniem.