Wewnętrzna Procedura AML w biurze nieruchomości

Pobierz plik pdf: Wewnętrzna Procedura AML w biurze nieruchomości Yellow Space

Przedsiębiorcy prowadzący biura pośrednictwa w obrocie nieruchomościami należą do grupy tzw. instytucji obowiązanych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (określanej w skrócie jako ustawa AML — Anti-Money Laundering).

Oznacza to, że na pośrednikach ciążą konkretne obowiązki prawne mające na celu zapobieganie wprowadzaniu do legalnego obrotu środków pochodzących z przestępstw. Jednym z podstawowych i bezwzględnych wymogów jest opracowanie, wdrożenie oraz stała aktualizacja Wewnętrznej Procedury AML.

1. Czym jest Wewnętrzna Procedura AML?

Wewnętrzna Procedura AML to oficjalny dokument operacyjny organizacji, który w sposób szczegółowy określa zasady i kroki postępowania obowiązujące w biurze nieruchomości przy weryfikacji klientów, analizie transakcji oraz zgłaszaniu podejrzanych działań.

Procedura ta nie może być generycznym dokumentem „pobranym z internetu”. Musi być dostosowana do profilu działalności, wielkości biura, skali transakcji oraz specyfiki obsługiwanego rynku (np. nieruchomości luksusowe, transakcje komercyjne, wynajem krótkoterminowy czy sprzedaż mieszkań na rynku wtórnym).

2. Kiedy biuro nieruchomości podlega pod przepisy AML?

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy AML, pośrednicy nieruchomości są instytucją obowiązaną w zakresie czynności pośrednictwa:

  • Przy sprzedaży i kupnie nieruchomości (bez względu na wartość transakcji).
  • Przy wynajmie lub dzierżawie nieruchomości, jeśli miesięczny czynsz wynosi co najmniej 10 000 euro (lub równowartość tej kwoty w PLN).

3. Co musi zawierać poprawnie przygotowana procedura AML?

Zgodnie z wymogami ustawy (art. 50 ustawy AML), dokument wewnętrzny biura musi w szczególności określać:

  1. Identyfikację i ocenę ryzyka: Zasady rozpoznawania ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu powiązanego z daną relacją biznesową lub transakcją (np. ocena ryzyka klienta, kraju pochodzenia, struktury własnościowej).
  2. Środki Bezpieczeństwa Finansowego (ŚBF): Zasady stosowania środków bezpieczeństwa, w tym:
    • Identyfikacja i weryfikacja tożsamości klienta oraz jego reprezentantów.
    • Ustalenie i weryfikacja Beneficjenta Rzeczywistego (PEP / beneficjent końcowy).
    • Ocena celu i zamierzonego charakteru relacji gospodarczych.
  3. Weryfikację osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP): Procedury sprawdzania, czy klient lub jego beneficjent rzeczywisty jest osobą PEP, członkiem rodziny PEP lub bliskim współpracownikiem.
  4. Zasady przechowywania dokumentacji: Obowiązek archiwizacji dokumentów identyfikacyjnych, kopii dowodów oraz analiz przez okres 5 lat (licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku zakończenia relacji z klientem).
  5. Procedurę raportowania do GIIF: Zasady i terminy przekazywania informacji o transakcjach ponadprogowych (gotówkowych od 10 000 EUR) oraz transakcjach podejrzanych do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).
  6. Zasady anonimowego zgłaszania naruszeń (Whistleblowing): Procedurę umożliwiającą pracownikom lub współpracownikom wewnętrzne, anonimowe zgłaszanie naruszeń przepisów z zakresu AML.
  7. Szkolenia personelu: Obowiązek cyklicznego szkolenia agentów i pracowników biura z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy.

4. Konsekwencje braku procedury lub niestosowania przepisów AML

Nadzór nad przestrzeganiem przepisów AML w biurach nieruchomości sprawuje Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF) oraz Urzędy Celno-Skarbowe.

Brak wdrożonej procedury, braki w dokumentacji weryfikacyjnej klientów lub brak zgłoszeń transakcji podejrzanych mogą skutkować surowymi sankcjami administracyjnymi i karnymi:

  • Kary pieniężne: Nakładane na podmiot do wysokości dwukrotności osiągniętej korzyści lub do kwoty 1 000 000 euro.
  • Publikacja informacji o naruszeniu: W Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) Ministry Finansów, co godzi w reputację biura.
  • Zakaz pełnienia funkcji kierowniczych: Dla osób odpowiedzialnych za wykonanie obowiązków AML w biurze.
Udostępnij na: