Budynek użytkowy

Obrót całym budynkiem użytkowym (komercyjnym) – np. biurowcem, obiektem handlowo-usługowym, magazynowym czy hotelem – to transakcja o charakterze wysoce inwestycyjnym.

Wymaga ona kompletnej weryfikacji prawa do gruntu, stanu techniczno-budowlanego obiektu, pozwoleń branżowych, a także pełnego audytu finansowo-podatkowego oraz umów najmu (due diligence).

Dokumenty wymagane od właściciela

Dokumenty wystawiane przez pośrednika

1. Tytuł prawny do nieruchomości (Podstawa nabycia)

  • Akt notarialny – umowa sprzedaży, darowizny, zamiany, ustanowienia użytkowania wieczystego lub wniesienia nieruchomości jako aportu do spółki.
  • Prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub Akt Poświadczenia Dziedziczenia (APD) – jeżeli nieruchomość została odziedziczona.

2. Dokumentacja z Księgi Wieczystej (KW)

  • Numer Księgi Wieczystej nieruchomości gruntowej/budynkowej – do weryfikacji prawa własności lub użytkowania wieczystego, hipotek, służebności (np. przesyłu, przejazdu), roszczeń oraz wpisów w Działach I–IV.
  • Wykaz Ksiąg Wieczystych lokali wyodrębnionych – jeżeli w budynku znajdują się wcześniej wyodrębnione lokali użytkowych.

3. Dokumentacja geodezyjna i urbanistyczna (Grunt i Działka)

  • Wypis z rejestru gruntów oraz wyrys z mapy ewidencyjnej – wydawane przez Starostwo Powiatowe/Urząd Miasta (z adnotacją do celów wpisu w księdze wieczystej).
  • Wypis z kartoteki budynków i lokali.
  • Zaświadczenie z Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego (MPZP) lub decyzja o Warunkach Zabudowy (WZ) – określające przeznaczenie terenu, dopuszczalny profil działalności gospodarczej oraz wskaźniki zabudowy.
  • Zaświadczenie z gminy o braku rewitalizacji i braku ustanowienia Specjalnej Strefy Rewitalizacji (SSR).
  • Zaświadczenie o braku wpisu do Rejestru Zabytków / Ewidencji Zabytków – wydawane przez Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków (istotne pod kątem prawa pierwokupu gminy i wymogów konserwatorskich).

4. Dokumentacja techniczno-budowlana i branżowa (Budynek)

  • Decyzja o pozwoleniu na budowę oraz Decyzja o pozwoleniu na użytkowanie (lub zawiadomienie o zakończeniu budowy z brakiem sprzeciwu Nadzoru Budowlanego).
  • Decyzje o zmianie sposobu użytkowania – jeśli profil działalności w budynku ulegał zmianie (np. z magazynu na biura lub z biur na usługi medyczne/gastronomiczne).
  • Projekt budowlany i inwentaryzacja architektoniczno-budowlana (rzuty wszystkich kondygnacji, ciągi komunikacyjne, koncepcja PPOŻ).
  • Książka Obiektu Budowlanego (KOB) – obowiązkowy dokument zawierający historię przeglądów, napraw i przebudów.
  • Świadectwo Charakterystyki Energetycznej budynku.
  • Protokoły okresowych przeglądów technicznych:
    • Przegląd konstrukcyjno-budowlany (roczny i 5-letni).
    • Przegląd i decyzje UDT (Urzędu Dozoru Technicznego) dla wind, suwnic, dźwigów i instalacji ciśnieniowych.
    • Przegląd systemów PPOŻ (instalacje tryskaczowe, klapy dymowe, hydranty, SSP).
    • Przeglądy instalacji elektrycznej, gazowej, wentylacji mechanicznej i klimatyzacji (HVAC).
  • Decyzje i protokoły Sanepid / PIP / Straży Pożarnej – dla obiektów o specjalistycznym przeznaczeniu (np. produkcja, ochrona zdrowia, gastronomia).
  • Pozwolenia zintegrowane i środowiskowe
    • Decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach (np. dla obiektów magazynowych, produkcyjnych, logistycznych czy wielkopowierzchniowych handlowych), pozwolenia wodnoprawne oraz operaty szacunkowe emisji i odpadów.
  • Umowy ramowe na obsługę techniczną (Property Management / Facility Management)
    • Stałe umowy na zarządzanie nieruchomością, bieżący serwis urządzeń HVAC, chłodniczych, kotłowni, transformatorów, systemów kontroli dostępu oraz monitoringu.
  • Dokumentacja gwarancyjna wykonawców i podwykonawców
    • Karty gwarancyjne, gwarancje należytego wykonania umów oraz usunięcia wad i usterek (często w formie gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych) dla dachu, elewacji, instalacji oraz prac wykończeniowych.
  • Umowy o podziale do korzystania (Quoad usum)
    • Regulujące zasady korzystania z przyległych terenów utwardzonych, dróg dojazdowych, placów manewrowych dla pojazdów ciężarowych oraz miejsc parkingowych, jeśli budynek współdzieli infrastrukturę z sąsiednimi działkami.

5. Umowy komercyjne i najmy (Audyt komercjalizacji)

  • Zestawienie umów najmu / dzierżawy (Rent Roll) – wykaz najemców, powierzchni, stawek czynszu, opłat eksploatacyjnych (service charges) oraz okresów obowiązywania umów.
  • Aktualne umowy najmu komercyjnego wraz z aneksami, protokołami i gwarancjami bankowymi/kaucjami.
  • Oświadczenia najemców o braku zaległości w opłatach.
  • Umowy z dostawcami mediów i firmami obsługującymi (FM – Facility Management): umowy na ochronę, sprzątanie, wywóz odpadów komercyjnych/niebezpiecznych, serwis HVAC i zieleni.

6. Dokumenty finansowo-podatkowe i firmowe

  • Oświadczenie/Zaświadczenie dotyczące statusu podatnika VAT – kluczowe dla ustalenia, czy transakcja sprzedaży budynku podlega opodatkowaniu podatkiem VAT (23%), czy korzysta ze zwolnienia z VAT (art. 43 ustawy o VAT) ze skutkiem w postaci PCC.
  • Aktualny odpis z KRS lub wyciąg z CEIDG stron transakcji.
  • Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego (US) i ZUS/KRUS o braku zaległości w podatkach i składkach.
  • Zaświadczenie z Urzędu Gminy o braku zaległości w podatku od nieruchomości oraz opłatach z tytułu użytkowania wieczystego / przekształcenia.
  • Uchwała organów spółki (zgromadzenia wspólników/zarządu) wyrażająca zgodę na zbycie lub nabycie nieruchomości (zgodnie z art. 228 KSH lub umową spółki).

7. Dokumentacja kredytowa i procedura AML

  • Promesa bankowa do spłaty kredytu komercyjnego – zawierająca kwotę zadłużenia, numer konta technicznego oraz zobowiązanie banku do wydania zgody na wykreślenie hipoteki z KW po spłacie długu.
  • Formularz KYC / AML (Weryfikacja Beneficjenta Rzeczywistego – CRBR) – obowiązkowa procedura identyfikacji struktur własnościowych i sprawdzania na listach sankcyjnych (MSWiA/UE).

Dokumenty wymagane od pośrednika

Dokumenty wymagane od pośrednika

Przedstawienie odpowiednich dokumentów przez biuro Yellow Space w przypadku obsługi sprzedaży lub zakupu budynku użytkowego (komercyjnego) służy kompleksowej obsłudze transakcji B2B, zabezpieczeniu interesów obu stron oraz spełnieniu rygorystycznych wymogów prawnych, finansowych i AML.

1. Dokumenty związane ze świadczeniem usługi pośrednictwa (Komercja / Inwestycje)

  • Umowa o pośrednictwo w obrocie nieruchomościami komercyjnych (Budynek użytkowy):
    • Określa zakres usługi (sprzedaż obiektu, komercjalizacja, poszukiwanie inwestora), wysokość wynagrodzenia (prowizji) oraz zasady rozliczeń VAT (netto/brutto).
    • Wyraźnie reguluje kwestie związane ze stawką opłaty za ewentualne przeprowadzanie audytów czy przekazanie umów najmu.
    • Może być zawarta w formie umowy z prawem wyłączności lub umowy otwartej.
    • Zgodnie z art. 179a Ustawy o gospodarce nieruchomościami wymaga formy pisemnej lub dokumentowej (z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) pod rygorem nieważności.
  • Karta opisu nieruchomości komercyjnej / Audyt wstępny obiektu:
    • Szczegółowy wykaz parametrów technicznych i komercyjnych: całkowita powierzchnia użytkowa (GLA/NLA), powierzchnia działki, przeznaczenie w MPZP, rok budowy, moc przyłączeniowa (kW), nośność posadzek, wysokość składowania/kondygnacji, liczba miejsc parkingowych, wskaźnik obłożenia (occupancy) oraz przychód operacyjny (NOI/ROI).
  • Protokół przekazania dokumentacji techniczno-prawnej i kluczy:
    • Pokwitowanie odbioru od właściciela projektów budowlanych, Książki Obiektu Budowlanego, decyzji pozwoleń na użytkowanie/zmianę sposobu użytkowania, operatów PPOŻ, zestawień najemców (Rent Roll) oraz kluczy/kart dostępu do obiektu.

2. Dokumenty wymogów prawnych, B2B i proceduralnych (AML, RODO, Poufność)

  • Karta Identyfikacji Klienta oraz Beneficjenta Rzeczywistego (Formularz KYC / AML dla Firm):
    • Obowiązkowy dokument służący weryfikacji struktury własnościowej spółki, ustaleniu Beneficjenta Rzeczywistego (UBO) w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), sprawdzaniu statusu PEP oraz weryfikacji na listach sankcyjnych (MSWiA / UE).
  • Umowa o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement):
    • Niezbędna przed przekazaniem inwestorom wrażliwych danych handlowych, finansowych i technicznych budynku (dokładne stawki czynszu najemców, wyciągi z ksiąg rachunkowych, szczegóły instalacji).
  • Klauzula informacyjna RODO oraz Zgody na kontakt biznesowy:
    • Oświadczenie o wypełnieniu obowiązku informacyjnego dotyczącego przetwarzania danych osobowych reprezentantów, dyrektorów i pełnomocników stron.
  • Oświadczenie o reprezentacji i statusie podatkowym VAT:
    • Potwierdzenie uprawnień do reprezentacji podmiotu (zgodnie z KRS/CEIDG/Uchwałą) oraz oświadczenie, czy klient jest czynnym podatnikiem VAT.

3. Dokumenty używane na etapie realizacji i finalizacji transakcji

  • Karta prezentacji obiektu / Potwierdzenie udostępnienia dokumentacji inwestycyjnej:
    • Podpisywana przez inwestora lub jego pełnomocnika przed oględzinami budynku oraz udostępnieniem szczegółowych analiz finansowo-prawnych (Due Diligence).
  • List intencyjny (LOI – Letter of Intent) / Umowa rezerwacyjna:
    • Formalizuje wstępne ustalenia handlowe (cenę, warunki transakcji, harmonogram audytu prawnego i technicznego) oraz wysokość kaucji/zadatku na czas wyłączności negocjacyjnej.
  • Protokół zdawczo-odbiorczy nieruchomości komercyjnej:
    • Sporządzany przy przekazaniu obiektu kupującemu; zawiera odczyty liczników komercyjnych (stacja trafo, węzeł cieplny, woda, gaz), wykaz przekazywanych umów najmu, kaucji/gwarancji bankowych, stan urządzeń HVAC, windy, PPOŻ oraz przekazaną dokumentację techniczną i KOB.
Udostępnij na: