Lokal mieszkalny stanowiący odrębną własność

Obrót lokalem mieszkalnym stanowiącym odrębną własność (pełna własność z udziałem w gruncie i częściach wspólnych budynku) wymaga zebrania kompletnej dokumentacji potwierdzającej stan prawny, techniczny oraz finansowy nieruchomości.

Dokumenty wymagane od właściciela

1. Tytuł prawny do lokalu (Podstawa nabycia)

Dokument potwierdzający sposób objęcia nieruchomości w posiadanie przez obecnego właściciela:

• Akt notarialny – np. umowa sprzedaży, darowizny, zamiany, zniesienia współwłasności lub ustanowienia odrębnej własności lokalu.
• Prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub Akt Poświadczenia Dziedziczenia (APD) – jeśli lokal został odziedziczony.

2. Dokumenty z Księgi Wieczystej (KW)

• Numer Księgi Wieczystej lokalu – umożliwia weryfikację właściciela, wpisów hipotecznych oraz roszczeń w systemie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych (EKW).
• Numer Księgi Wieczystej gruntu/budynku – niezbędny do weryfikacji udziału w nieruchomości wspólnej.

3. Zaświadczenia urzędowe i podatkowe

• Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego (art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn) – obligatoryjne, jeśli nieruchomość została nabyta w drodze spadku, zasiedzenia, nieodpłatnej darowizny lub zniesienia współwłasności po 1 stycznia 2007 r. (zaświadcza, że podatek został zapłacony lub należność się nie należała/przedawniła).
• Zaświadczenie o braku osób zameldowanych – wydawane przez właściwy Urząd Miasta lub Gminy (stan na dzień zawierania umowy).
• Zaświadczenie o braku rewitalizacji – potwierdzenie z gminy, że lokal nie leży w strefie rewitalizacji lub Specjalnej Strefie Rewitalizacji (SSR) i gminie nie przysługuje prawo pierwokupu.
• Zaświadczenie o braku zaległości w podatku od nieruchomości oraz opłacie z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego we własność (jeśli dotyczy).
• Zgoda sądu rodzinnego na sprzedaż – obligatoryjna, jeśli współwłaścicielem lub jedynym właścicielem lokalu jest osoba małoletnia (np. w wyniku spadku).
• Zaświadczenie o braku zaległości w opłacie z tytułu przekształcenia użytkowania wieczystego we własność – wydawane przez Urząd Miasta/Gminy lub KOWR/starostwo, jeśli udział w gruncie pod budynkiem podlegał przekształceniu na mocy ustawy z 2018 roku.
• Umowa najmu oraz protokół przekazania – jeśli lokal jest aktualnie wynajmowany, a kupujący przejmuje najemców wraz z nieruchomością.

4. Dokumenty finansowe i zarządcze (Wspólnota Mieszkaniowa / Zarządca)

• Zaświadczenie od zarządcy/wspólnoty mieszkaniowej o braku zaległości w opłatach – potwierdzające uregulowanie czynszu, opłat eksploatacyjnych oraz funduszu remontowego.

5. Świadectwa techniczne

• Świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu – prawnie wymagany dokument określający zapotrzebowanie na energię, przekazywany kupującemu podczas podpisania aktu notarialnego.

6. Dokumentacja kredytowa (gdy nieruchomość jest obciążona hipoteką)

• Zaświadczenie z banku (promesa) – zawiera:
  • Aktualny stan zadłużenia.
  • Numer konta technicznego do całkowitej spłaty kredytu.
  • Zobowiązanie banku do wydania zgody na wykreślenie hipoteki z KW po spłacie długu.

7. Dokumenty tożsamości i weryfikacja stron

• Dowód osobisty lub paszport właściciela/właścicieli.
• Zgoda współmałżonka lub umowa majątkowa (intercyza) – jeśli nieruchomość wchodzi w skład majątku wspólnego małżonków.
• Pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego – jeśli sprzedaż realizowana jest przez pełnomocnika.
• Formularz KYC / AML – wypełniany u notariusza lub w biurze nieruchomości na potrzeby identyfikacji tożsamości i weryfikacji na listach sankcyjnych.

Przedstawienie właściwych dokumentów przez biuro nieruchomości Yellow Space przed przystąpieniem do obsługi transakcji zabezpiecza obie strony i realizuje wymogi Ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz Ustawy AML.

Dokumenty wymagane od pośrednika

1. Dokumenty związane ze świadczeniem usługi pośrednictwa

• Umowa o pośrednictwo w obrocie nieruchomościami:
  • Określa zakres czynności (sprzedaż, kupno, wynajem, najem), wysokość wynagrodzenia (prowizji) oraz zasady współpracy.
  • Może być zawarta w formie umowy z prawem wyłączności lub umowy otwartej.
  • Zgodnie z prawem wymaga formy pisemnej lub dokumentowej (z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) pod rygorem nieważności.
• Karta opisu nieruchomości / Karta zgłoszeniowa:
  • Załącznik do umowy zawierający szczegółowy opis parametrów lokalu, stan techniczny, wyposażenie, cenę ofertową oraz wykaz przekazanych dokumentów.
• Protokół przekazania dokumentów / kluczy:
  • Potwierdzenie odbioru od klienta oryginalnych dokumentów (lub kopii) oraz kompletów kluczy do lokalu pod opiekę biura.

2. Dokumenty wymogów prawnych i proceduralnych (AML, RODO, UOKiK)

• Karta Identyfikacji Klienta oraz Beneficjenta Rzeczywistego (Formularz KYC / AML):
  • Dokument służący do zweryfikowania tożsamości klienta, ustalenia statusu PEP (osoby na eksponowanym stanowisku politycznym) oraz weryfikacji na listach sankcyjnych (MSWiA/UE).
• Klauzula informacyjna RODO oraz Zgody marketingowe:
  • Oświadczenie o wypełnieniu obowiązku informacyjnego dotyczącego przetwarzania danych osobowych oraz opcjonalne zgody na kontakt telefoniczny/e-mailowy.
• Oświadczenie o braku odstąpienia od umowy / Zgoda na rozpoczęcie świadczenia usługi przed upływem 14 dni:
  • Dotyczy umów zawieranych z konsumentem poza lokalem przedsiębiorstwa (np. w mieszkaniu klienta), aby biuro mogło natychmiast rozpocząć promowanie oferty.

3. Dokumenty używane na etapie realizacji i finalizacji transakcji

• Potwierdzenie wskazania adresu / Karta prezentacji nieruchomości:
  • Dokument podpisywany przez potencjalnego kupującego lub najemcę przed obejrzeniem lokalu, potwierdzający zaprezentowanie nieruchomości przez biuro.
• Formularz rezerwacyjny / Umowa rezerwacyjna:
  • Stosowana przy deklaracji zakupu/najmu wraz z wpłatą opłaty rezerwacyjnej.
• Protokół zdawczo-odbiorczy:
  • Sporządzany w momencie przekazania lokalu kupującemu lub najemcy; zawiera stany liczników (prąd, gaz, woda, ogrzewanie), stan wyposażenia oraz liczbę przekazanych kluczy.