Budynek mieszkalny wielorodzinny

Sprzedaż lub zakup całego budynku mieszkalnego wielorodzinnego (np. kamienicy, bloku mieszkalnego lub portfela mieszkań na jednej nieruchomości gruntowej) stanowi transakcję o charakterze inwestycyjnym/inwestorskim.

Wymaga ona przeanalizowania stanu prawnego działki, spójności techniczno-budowlanej obiektu, a także umów związanych ze znajdującymi się wewnątrz lokalami i ich mieszkańcami.

Dokumenty wymagane od właściciela

1. Tytuł prawny do nieruchomości (Podstawa nabycia)

• Akt notarialny – umowa sprzedaży, darowizny, zamiany lub wniesienia nieruchomości jako aportu do spółki.
• Prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub Akt Poświadczenia Dziedziczenia (APD) – jeżeli obiekt został odziedziczony.

2. Dokumentacja z Księgi Wieczystej (KW)

• Numer Księgi Wieczystej nieruchomości gruntowej/budynkowej – do weryfikacji prawa własności, hipotek, służebności, roszczeń oraz udziałów w gruncie.
• Wykaz/Zestawienie Ksiąg Wieczystych dla wyodrębnionych lokali – jeżeli w budynku dokonywano wcześniej sukcesywnego wyodrębniania własności poszczególnych mieszkań.

3. Dokumentacja geodezyjna i urbanistyczna (Grunt)

• Wypis z rejestru gruntów oraz wyrys z mapy ewidencyjnej – wydawane przez Starostwo Powiatowe (z klauzulą do celów wpisu w księdze wieczystej).
• Wypis z kartoteki budynków oraz wypis z kartoteki lokali.
• Zaświadczenie z Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego (MPZP) – lub decyzja o Warunkach Zabudowy (WZ) określająca przeznaczenie terenu oraz możliwości rozbudowy/przebudowy.
• Zaświadczenie z gminy o braku rewitalizacji oraz braku ustanowienia Specjalnej Strefy Rewitalizacji (SSR).
• Zaświadczenie o braku wpisu do Rejestru Zabytków / Ewidencji Zabytków – wydawane przez Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków (kluczowe z uwagi na potencjalne prawo pierwokupu gminy i ograniczenia konserwatorskie).

4. Dokumentacja techniczno-budowlana (Budynek)

• Pozwolenie na budowę oraz Decyzja o pozwoleniu na użytkowanie (lub zawiadomienie o zakończeniu budowy z brakiem sprzeciwu Nadzoru Budowlanego).
• Projekt budowlany i architektoniczno-wykonawczy – w tym rzuty wszystkich kondygnacji i przekroje.
• Książka Obiektu Budowlanego (KOB) – obowiązkowa do przekazania kupującemu, zawierająca historię przeglądów i remontów.
• Świadectwo Charakterystyki Energetycznej budynku – prawnie wymagane przy zbyciu obiektu.
• Protokoły okresowych przeglądów technicznych:
  • Przegląd konstrukcyjno-budowlany (roczny i 5-letni).
  • Przegląd instalacji gazowej oraz przewodów kominowych/wentylacyjnych.
  • Przegląd instalacji elektrycznej i odgromowej (co 5 lat).
  • Przegląd i protokoły odbioru wind/dźwigów osobowych (decyzje UDT – Urzędu Dozoru Technicznego).
• Umowy z dostawcami mediów i firmami obsługującymi budynek
  • Komplet umów na dostawę energii do części wspólnych, wody i odbioru ścieków, wywozu śmieci, a także umów na serwis wind, przeglądy PPOŻ, utrzymanie czystości i ochrona obiektu.
• Umowa o zarządzanie / administrowanie nieruchomością
  • Jeśli budynek jest obsługiwany przez zewnętrzną firmę zarządczą, konieczne jest przekazanie aktu powierzenia zarządu lub umowy o administrowanie wraz z określeniem okresu wypowiedzenia.
• Uchwały organów spółki lub zgody małżonka na transakcję
  • Obligatoryjne, jeśli sprzedającym lub kupującym jest spółka kapitałowa (np. uchwała Wspólników/Rady Nadzorczej z art. 228 KSH), a w przypadku osób fizycznych – oficjalna zgoda małżonka na sprzedaż majątku.
• Audyt energetyczny i termomodernizacyjny (jeśli wykonywano prace)
  • Dokumentacja potwierdzająca przeprowadzone prace dociepleniowe, wymianę źródła ciepła lub instalacji fotowoltaicznej (wraz z decyzjami o ewentualnych dotacjach z BGK lub programów unijnych).

5. Dokumenty dotyczące lokali i najemców (Audyt najmów)

• Wykaz lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych wraz z przypisaną powierzchnią użytkową.
• Zaświadczenia o samodzielności lokali (jeżeli wydzielano lub planuje się wydzielenie odrębnej własności mieszkań).
• Aktualne umowy najmu wszystkich lokali (mieszkalnych i użytkowych) wraz z aneksami i protokołami zdawczo-odbiorczymi.
• Zestawienie kaucji mieszkaniowych/gwarancji oraz oświadczenia o braku zaległości czynszowych ze strony najemców.
• Zaświadczenie o liczbie osób zameldowanych w budynku (z podziałem na poszczególne lokale).

6. Dokumenty finansowe, podatkowe i firmowe

• Oświadczenie/Zaświadczenie dotyczące statusu podatnika VAT – ustalające, czy transakcja sprzedaży budynku podlega opodatkowaniu podatkiem VAT (np. 23%), czy korzysta ze zwolnienia z VAT (art. 43 ustawy o VAT) i wiąże się z opodatkowaniem PCC.
• Aktualny odpis z KRS lub zaświadczenie z CEIDG stron transakcji.
• Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego (US) i zaświadczenie ZUS/KRUS o braku zaległości w podatkach i składkach.
• Zaświadczenie z Urzędu Gminy o braku zaległości w podatku od nieruchomości.
• Uchwała organów spółki (zgromadzenia wspólników/zarządu) wyrażająca zgodę na zbycie/nabycie nieruchomości (zgodnie z art. 228 KSH lub umową spółki).

7. Dokumenty kredytowe i AML

• Promesa bankowa do spłaty kredytu i wykreślenia hipoteki – jeśli obiekt jest obciążony hipoteką inwestycyjną/deweloperską.
• Formularz KYC / AML (Weryfikacja Beneficjenta Rzeczywistego – CRBR) – obligatoryjna procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy przed zawarciem umowy.

Dokumenty wymagane od pośrednika

Przedstawienie odpowiednich dokumentów przez biuro Yellow Space w przypadku obsługi sprzedaży lub zakupu całego budynku mieszkalnego wielorodzinnego ma na celu kompleksowe uregulowanie transakcji inwestycyjnej (B2B lub z inwestorem prywatnym), precyzyjne określenie statusu lokali i najemców oraz spełnienie wymogów prawnych, finansowych i AML.

1. Dokumenty związane ze świadczeniem usługi pośrednictwa (Komercyjne / Inwestycyjne)

• Umowa o pośrednictwo w obrocie nieruchomościami (Budynek wielorodzinny / Obiekt inwestycyjny):
  • Sprzedaż: umowa otwarta | umowa z prawem wyłączności
  • Wynajem: umowa otwarta | umowa z prawem wyłączności
  • Najem: umowa pośrednictwa najmu budynku
  • Kupno: umowa pośrednictwa kupna budynku
• Karta opisu obiektu inwestycyjnego / Audyt wstępny nieruchomości:
  • Szczegółowy wykaz parametrów technicznych i komercyjnych: całkowita powierzchnia użytkowa (PUM), powierzchnia działki, liczba lokali (wyodrębnionych i niewyodrębnionych), poziom obłożenia (occupancy rate), aktualny przychód z czynszów (NOI/ROI) oraz opis stanu technicznego budynku i mediów.
• Protokół przekazania dokumentacji techniczno-prawnej i kluczy:
  • Pokwitowanie odbioru od właściciela projektów budowlanych, Książki Obiektu Budowlanego, wypisów z rejestru gruntów, umów najmu, Świadectwa Energetycznego oraz kompletów kluczy/kart dostępu do części wspólnych i poszczególnych mieszkań.

2. Dokumenty wymogów prawnych, B2B i proceduralnych (AML, RODO)

• Karta Identyfikacji Klienta oraz Beneficjenta Rzeczywistego (Formularz KYC / AML dla Podmiotów Gospodarczych):
  • Obowiązkowy dokument służący weryfikacji struktury własnościowej spółki/funduszu, ustaleniu Beneficjenta Rzeczywistego (UBO) w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), sprawdzeniu statusu PEP oraz weryfikacji na listach sankcyjnych (MSWiA / UE).
• Umowa o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement):
  • Stosowana powszechnie przed udostępnieniem potencjalnym inwestorom wrażliwych danych finansowych (operaty szacunkowe, dokładne stawy czynszów najemców, dane osobowe najemców).
• Klauzula informacyjna RODO oraz Zgody na kontakt biznesowy:
  • Oświadczenie o wypełnieniu obowiązku informacyjnego dotyczącego przetwarzania danych osobowych reprezentantów, zarządców i pełnomocników.

3. Dokumenty używane na etapie realizacji i finalizacji transakcji

• Karta prezentacji obiektu / Potwierdzenie udostępnienia operatu i adresu:
  • Podpisywana przez inwestora lub jego pełnomocnika przed oględzinami budynku oraz przed przekazaniem szczegółowego profilu finansowego nieruchomości.
• List intencyjny / Umowa rezerwacyjna:
  • Dokument formalizujący wstępne ustalenia (cenę, harmonogram badania stanu prawnego, wysokość kaucji/zadatku) na czas przygotowywania aktu notarialnego.
• Protokół zdawczo-odbiorczy całego obiektu:
  • Sporządzany przy fizycznym przekazaniu budynku; zawiera odczyty głównych liczników (prąd części wspólnych, węzeł cieplny, woda, gaz), wykaz przekazywanych umów najmu i kaucji, stan urządzeń technicznych (windy, kotłownia) oraz przekazaną dokumentację budowlaną i KOB.